PRESENTACION
Este curso consta de tres apartados
1. Conceptos generales sobre auditoría
•¿Qué es auditoría?
•Tipos de auditoría
2. Aspectos generales de las Contralorías Municipales
•- Fundamento jurídico
•- Objetivo de la auditoría
•- Consideraciones en la actuación de las contralorías
•- Principio ético del auditor
•- Código de ética del auditor
•- Naturaleza o Causas por las que se inicia una auditoría
•Identificar la auditoría a realizar
•Designación de auditores
•Elaboración de oficio de comisión
•Integración del expediente de auditoría
•Estudio general del área
•Elaboración del cuestionario de control interno
•Elaboración del programa de auditoría
INTRODUCCION
En ningún momento se establece que este documento pueda interpretarse como la panacea en la planeacion y ejecución de la auditoría, más si puede ser un instrumento que se adapte a las condiciones actuales de la administración pública municipal, en particular, porque explica con detalle cada una de las etapas que se consideran necesarias para la buena aplicación de una auditoría, iniciando con la inclusión en el programa anual de metas, hasta la terminación con la solventación de las observaciones.
El compartirla, no es más que una actividad inherente a nuestros objetivos, sin embargo es nuestro deseo que el participante cuente con mayores elementos de análisis, en aras de poder lograr una mejor comprensión de la percepción de la auditoría municipal.
Este módulo aparece como una herramienta académica, que pretende aportar de manera efectiva los conocimientos técnicos acerca de la etapa planeacion de una auditoria.
¿QUÉ ES AUDITORÍA?
Es la revisión de las actividades efectuadas por una unidad administrativa, que realiza personal independiente de la operación de la misma, con objeto de dar una opinión respecto a su funcionamiento.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define a la auditoría como “el proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tiene una relación directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada”.
Auditoría, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta sea confiable, veraz y oportuna; revisar que los hechos y operaciones, se den en la forma como fueron planeados, que las políticas y lineamientos establecidos hayan sido observados y respetados, así como las obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias; en síntesis es evaluar la forma cómo se administra y opera la entidad teniendo el máximo aprovechamiento de los recursos.
La auditoría pública es una actividad independiente de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas y metas alcanzados,
La auditoría debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser Contador Público para ejercer la función de auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir, además de los conocimientos técnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicación práctica en el campo de una buena dirección y supervisión.
PROPOSITO
Determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadanía.
Determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadanía.
TIPOS DE AUDITORÍA
Originalmente la auditoría se conocía como el examen de estados financieros, que el contador público realizaba en forma independiente;
Originalmente la auditoría se conocía como el examen de estados financieros, que el contador público realizaba en forma independiente;
Actualmente se practican otros tipos de auditorías, tales como: auditoría interna, operacional, administrativa, gubernamental, fiscal, forense, integral, de obra, financiera, al desempeño, entre otras, existiendo diversas definiciones que delimitan el campo de actuación de cada una de ellas.
Auditoría fiscal.- Su objetivo es “verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes, desde el punto de vista del fisco: Secretaría de Hacienda y Crédito Público”, “Direcciones o Tesorerías de Haciendas Estatales y Tesorerías Municipales”.
Auditoría de estados financieros.- Tiene como objetivo “la revisión total o parcial de estados financieros, con criterio y punto de vista independiente, con el objeto de expresar una opinión respecto a ellos para efectos ante terceros”.
Existe una extensión del dictamen para fines financieros, el cual se denomina: dictamen para efectos fiscales, que consiste en incorporar la revisión y opinión sobre el cumplimiento de obligaciones tributarias federales.
La auditoría interna apoya a los miembros de la entidad en el efectivo desempeño de sus actividades y puede ser de tipo administrativo, operacional y/o financiero.
Los conceptos de economía y eficiencia, atienden la necesidad de que los recursos se utilicen en forma óptima, para lo cual se requiere la racionalidad de los recursos en términos de calidad, cantidad, oportunidad y utilidad; también se requiere aprovechar esfuerzos evitando duplicidades o tareas innecesarias, y garantizar que el personal asignado a las labores, sea suficiente y en ningún caso excesivo; el concepto de eficacia, indica el grado en que se consiguió el fin previsto.
Auditoría operacional.- La práctica de este tipo de auditoría, consiste en dar efecto al objetivo del control interno, relativo a la promoción de la eficiencia de la operación, complementándose con la evaluación de la calidad de la operación.
Auditoría administrativa.- Se considera como un proceso permanente de evaluación, que mide la calidad de las decisiones, la evaluación de las técnicas, así como la eficiencia administrativa y ejecutiva, en cuanto a planes, objetivos, procesos; para evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y su forma de operación; se considera una herramienta idónea para examinar el desempeño de una organización y detectar oportunidades de mejora.
Los objetivos más representativos son los de control, productividad, organización, servicio, calidad, aprendizaje y toma de decisiones, permite visualizar a una organización en su conjunto; es factor estratégico para el cambio y nace de una necesidad de evaluar el comportamiento de una organización, asociada con los aspectos de control.
Existen otros tipos de auditoría, que tienen un enfoque diferente a los aspectos financiero-contables; como son: la auditoría de calidad, auditoría informática, auditoría de gestión, entre otras, cada una de ellas tiene sus propios campos de acción, pero en forma general todas persiguen proporcionar alternativas para el logro adecuado de los fines y/o el mejor aprovechamiento de los recursos, sus resultados deben constar por escrito e incluir recomendaciones tendientes a aprovechar las oportunidades de mejora de la gestión y su orientación debe ser más proactiva que reactiva; preventiva que correctiva.
Normas de auditoría
•Son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcar su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoría.
•El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.
Se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
Definición
Normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este trabajo.
CLASIFICACION
•Normas personales
•De ejecución del trabajo
Normas personales
•Cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que deben de mantener durante toda su vida profesional.
•Experiencia profesional: Exige una experiencia práctica.
•Capacidad profesional: La formación técnica es un fundamento indispensable de la capacidad profesional; sin embargo, ésta última requiere una madurez de juicio que no se logra simplemente con la formación técnica.
•El trabajo de auditoría debe planificarse y ejecutarse adecuadamente, y en el caso de que existan ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria.
•El trabajo de auditoría exige una correcta planificación de los métodos y procedimientos a aplicar así como de los papeles de trabajo que servirán de fundamento a las conclusiones del examen.
•El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante el cual pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen.
ASPECTOS GENERALES DE LAS CONTRALORÍAS MUNICIPALES
El Control como mecanismo final.
Es importante recordar que el control es un mecanismo final y no el final en sí mismo. Esto en efecto viene, en cierta forma, a hacer descansar la prueba de la rentabilidad y, además, sirve para ayudar a evitar la tentación de enamorarse de los adornos del control al contemplar la efectividad del mismo, alcanzado a través de otro tipo de esfuerzo de la administración.
La esencia de las contralorías y de los órganos de control no es sancionar o ver a cuántos funcionarios se les impone una sanción, es inhibir prácticas que dañan a la sociedad.
La función del auditor interno en el control
La base lógica de tal interés viene a ser lo más evidente, y se puede resumir como sigue: Como ya se ha visto, una gran parte del proceso administrativo tiene que ver con el control; por ello, todo administrador guarda una gran responsabilidad por el desempeño de las funciones que se le han encomendado.
Adicionalmente a través de los registros financieros básicos. Partiendo de esos registros, es posible iniciar con las actividades financieras (y sus correspondientes controles) y extenderse hacia otras actividades y los controles financieros y operacionales que les son relativos. Su especial capacidad en el área de control le abre la puerta de acceso a las diferentes actividades operacionales mismas que, en su oportunidad, le proporcionarán al auditor interno la facilidad de poder observar y evaluar todos los aspectos inherentes a esas actividades operacionales.
Definición de Control interno
El control en términos generales puede conceptualizarse como aquella función administrativa que consiste en “verificar si todo ocurre de conformidad con el plan que se ha elaborado, las políticas y objetivos señalados en éste, y los principios y estrategias formuladas”.
PROPOSITO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO
Señalar debilidades y errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. El control tiene su ámbito de operación en todas las áreas de una organización o asociación económico-administrativa.
ESTRUCTURA ORGANICA
•Todos sabemos que los ayuntamientos son la primera instancia en donde las autoridades perciben las necesidades y demandas de la ciudadanía.
•Aquí la administración esta sujeta a un mayor escrutinio, por lo cual requiere de un área que le ayude a transparentar sus acciones, recayendo estas funciones en las contralorías municipales.
FUNDAMENTO JURÍDICO DE LAS CONTRALORIAS MUNICIPALES
•Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos: artículo 115, fracción II.
•Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México: artículos 112, 113 y 122, párrafo primero.
•Ley Orgánica Municipal del Estado de México: artículos 110, 111 y 112.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
1. APOYAR A LAS AUTORIDADES EN SU GESTIÓN: Coadyuvar a la función directiva en el cumplimiento de sus objetivos dentro del marco de las políticas establecidas y la eficiencia de su administración;
2. PROMOVER PROCESOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS: Efectuar acciones en todos los niveles que apoyen y den certeza a la sociedad en la aplicación de los recursos, y se reviertan en un proceso de transparencia en el uso y manejo de los mismos;
4. EVALUAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS: Instrumentar mecanismos para evaluar la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los objetivos, apoyando la optimización de los recursos, de forma particular en las diversas instancias de la administración pública, a efecto de satisfacer las necesidades y reclamos de la ciudadanía;
5. PROMOVER INDICADORES PARA MEDIR LA EFICIENCIA: Derivado del análisis y evaluación de las actividades y resultados de las unidades administrativas, instrumentar mecanismos que permitan optimizar la aplicación de los recursos, a fin de contribuir a una mejor planificación y presupuestación de los mismos
Con objeto de dar aplicación a los productos de la auditoría y que éstos proporcionen alternativas viables para el logro apropiado de los fines y/o el mejor aprovechamiento de los recursos del ente auditado, sus resultados deben constar por escrito e incluir recomendaciones que permitan la mejora de la gestión.
Su orientación debe ser con un enfoque netamente preventivo y no sancionador o persecutorio, ya que la contraloría forma parte de la estructura orgánica de los ayuntamientos, por lo que sus sugerencias deberán canalizarse de manera positiva.
•El auditor gubernamental deberá ser honesto, objetivo, independiente y competente al llevar a cabo sus deberes y responsabilidades.
•Se comprometerá a actuar con integridad y rectitud en su vida particular y profesional.
•La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto de Mexicano de Contadores Públicos, emitió el boletín 1010 de Normas y Procedimientos de Auditoría, el cual establece los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, del trabajo que desempeña y a la información que rinde, como resultado de su trabajo.
CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR
•El Auditor debe ser un profesional en ciencias contables, administrativas y otras disciplinas afines, siendo su preocupación principal lograr el mejoramiento de los sistemas de administración financiera y control de los recursos públicos.
Sé Íntegro
Mantén tú independencia mental cuando expreses una opinión, sé objetivo y mesurado al actuar frente a los asuntos bajo tu responsabilidad.
Sirve
Tú eres el servidor público en el que los auditados confían en que propondrás soluciones adecuadas a los problemas. Las deficiencias cualquiera las comenta, pero proponer acciones de mejora debe ser tu objetivo de excelencia.
Sé Honesto
Tú eres el primero que debe estar dentro de la legalidad y promover su cumplimiento. No aceptes favores que impliquen o aparenten corromper tu función.
Sé Prudente
Tu profesionalismo empieza con tu discreción; recuerda que la información que obtienes es únicamente para formarte una opinión y emitir un juicio.
Sé Humilde
Actualízate y Compite
Estimula tu desarrollo profesional con la educación continua y date la oportunidad de no ser un auditor obsoleto. En los límites de la cortesía y el respeto mutuo, la competencia leal entre compañeros y auditados te impulsará a obtener trabajos que representen un reto mayor.
Coopera
Interésate por el trabajo en grupo. Intercambia opiniones con tus compañeros de trabajo, esto enriquece la auditoría.
Planea
Antes que todo, establece los puntos de control, las actividades, las relaciones de grupo y las estimaciones de tiempo: ese es tu proyecto.
Convéncete y Convence
La evidencia es tu única arma. Obtén la necesaria para formarte un juicio y soportar tu opinión ante terceros, ya que la función de auditoría implica convencer para mejorar y no vencer para que prevalezca tu opinión.
Ama tu Función
Sólo así lograrás la excelencia en tu profesión y dignificar al auditor público.
NATURALEZA O CAUSAS POR LAS QUE SE INICIA UNA AUDITORÍA
•Estar incluida en el programa anual de actividades;
•Por queja o denuncia;
•Por indicaciones superiores;
•Por sugerencia de la SECOGEM, el OSFEM u otros órganos de control.
Definir el Programa Anual de Auditoría.
Es importante integrar el programa anual, para con ello conocer qué auditorías se programarán y a qué áreas.
a) Determinar los objetivos y lineamientos:
♦ Lineamientos: Considerar el marco normativo que habrá de utilizarse para el desarrollo de las auditorías, el cual deberá abarcar todas las leyes, reglamentos, acuerdos, manuales administrativos, así como de manera particular las disposiciones que guiarán la integración del Programa Anual de trabajo.
Citar los tipos de auditoría que habremos de desarrollar durante el ejercicio anual, las cuales puede ser:
♦ Financieras.- Se enfocan al análisis, revisión y evaluación de los estados financieros y presupuestales de la dependencia.
♦ Administrativas.- Son las que se orientan a la revisión y análisis del control interno, estructura orgánica, programa de trabajo y que las actividades se efectúen conforme a los procedimientos establecidos en la materia.
♦ Técnicas.- Son aquellas que por su especialización requieren de la intervención de profesionistas del ramo, como la de obra o jurídica. Por citar algunas de ellas, ya que esto depende de la capacidad y del personal con el que cuente la Contraloría.
c) Programar dependencias y aspectos a auditar:
Definir las áreas que serán sujetas a acciones de fiscalización, las cuales podrán ser todas las que se citan en el Bando Municipal, tales como:
♦ Obras Públicas;
♦ Tesorería;
♦ Desarrollo Social;
♦ Administración;
♦ Ecología, entre otras.
Para la programación de las unidades administrativas, Es importante considerar los siguientes factores:
♦ Cuál es la política y lineamientos del titular del área;
♦ Qué área fue auditada recientemente;
♦ Qué tipo de auditoría le fue aplicada;
♦ Qué es lo que se desea fiscalizar;
♦ Cuál es la fuerza laboral y técnica con la que se cuenta;
♦ Tiempo que se asignará a cada una de ellas;
♦ Personal que se requerirá, entre otros aspectos.
d) Valorar recursos técnicos y humanos:
Una vez que se ha determinado el número y tipo de auditorías que habrán de efectuarse durante el año, se procederá a distribuir los recursos humanos y técnicos que se utilizarán para cada una de las acciones programadas.
e) Calendarizar las auditorías:
•Programación mensual de las diferentes auditorías que habrán de ejecutarse durante el año, cada ayuntamiento tiene el formato respectivo, el cual puede contener los siguientes apartados:
♦ Encabezado; deberá citar el nombre del ayuntamiento seguido del nombre de la dirección, subdirección y/o departamento. En la parte superior del lado derecho, asentar la fecha de elaboración y el número de la página;
♦ En la parte central superior; deberá decir con letras mayúsculas “Programa de Auditoria del año correspondiente”, seguido del título del formato “Programa Anual de Trabajo”;
Objetivo general; se describirá cuál es la finalidad de la unidad administrativa;
♦ Número progresivo; se anotará el número consecutivo de las actividades que se programen para el ejercicio anual;
♦ Descripción de la actividad; anotar el concepto con el cual se identifica la actividad;
♦ En la cuarta columna identificada con la letra “T”; registrar la clave, dependiendo si la actividad es permanente, periódica o eventual;
♦ Cantidad programada anual; anotar el total de acciones que se desarrollarán al año en esa actividad;
♦ En las columnas de meses; asentar las acciones a desarrollar;
♦ En la parte inferior; se anotará el nombre y firma de la persona que elabora, revisa y da el visto bueno al programa;
f) Autorización del Programa Anual:
g) Elaborar oficio de comisión:
♦ Lugar y fecha.- Se anotará el lugar y fecha en que se genera el oficio;
♦ Número de Oficio.- Se anotará la clave de la unidad administrativa que genera el oficio, así como el número consecutivo del mismo y el año en que se elabora;
♦ Asunto.- Indicar el asunto de referencia del oficio;
♦ Nombre y puesto del responsable del área a auditar;
♦ Segundo párrafo.- Se citará el nombre del personal que tomará parte en la auditoría;
♦ Tercer párrafo.- Se incluirá la despedida;
♦ Cuarto párrafo.- Se anotará el nombre y cargo de la persona que firma el oficio;
♦ Por último.- se anotarán las copias que sean necesarias para los titulares de las unidades administrativas involucradas en la auditoría.
Es necesario integrar de manera ordenada toda la información que vaya siendo proporcionada por el área auditada, así como los papeles de trabajo que se generen, con la finalidad de disponer de un respaldo con toda la documentación, éste podrá contar con los apartados que sean necesarios, así como con el número de legajos suficientes. Mas adelante veremos la integracion de los papeles de trabajo.
i) Definir alcance y objetivo de la auditoría:
En esta etapa deberá definirse el alcance de la revisión, así como el objetivo general que habrá de lograrse con la revisión planteada. ¿QUÉ ES LO QUE SE QUIERE REVISAR Y PARA QUÉ?.
j). Estudio general del área:
k). Elaboración del cuestionario de control interno:
l). Elaborar programa de auditoría:
Descripción de los pasos que habremos de desarrollar, para la práctica de la auditoría, los cuales se propone contenga los siguientes apartados:
♦ Antecedentes.- Anotar el número de oficio con el cual se inicia la auditoría, fecha en que se emite, por quién es firmado, nombre del área que se auditará, base jurídica y tipo de auditoría;
♦ Objetivo general.- ¿Qué es lo que se pretende alcanzar de manera global, con la aplicación de la auditoría?;
♦ Objetivos específicos.- De manera más detallada, enunciar lo que se pretende revisar;
♦ Universo o alcance.- Lo que abarcará el desarrollo de la auditoría;
♦ Tiempo estimado.- Anotar el tiempo aproximado en el cual se pretende realizar la auditoría;
♦ Personal asignado.
Anotar el total de personal que intervendrá en la práctica de la auditoría;
♦ Procedimiento de la auditoría.
Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas al ente, mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
♦ Informe general.
Al concluir la auditoría se integrará el acta de cierre, y el informe final, los cuales describirán las principales observaciones encontradas y las recomendaciones formuladas;
♦ Seguimiento.
Posterior a la revisión habrá de darse seguimiento a las recomendaciones efectuadas.
PROGRAMA DE AUDITORIA
•Constituyen papeles de trabajo, en los que se detalla técnicamente la labor a efectuarse, misma que en algunas áreas se basa en estrategia sorpresiva y confidencial ya que incluye la descripción del alcance de las pruebas.
•La responsabilidad de su custodia y conservación es del titular del órgano de control interno
PAPELES DE TRABAJO
•Constituyen la base de la opinión que emite sobre los resultados obtenidos en los aspectos auditados. De ahí la importancia que representa el que el Contralor Municipal conozca la normatividad en la materia y las técnicas básicas para el dominio de este esencial instrumento.
DEFINICION
•Son el conjunto de cédulas y documentos fehacientes, clasificados y ordenados, en los que el auditor registra los datos e información obtenida en su revisión; así como, la descripción de las pruebas de auditoría efectuadas, los procedimientos aplicados y los resultados de las mismas, sobre los cuales sustenta y apoya las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones emitidas en su informe
•Programa de auditoría, mismo que deberá relacionarse debidamente con los demás papeles de trabajo a través de referencias.
•Copias de las actas de sesión del cabildo que tengan relación directa con los asuntos a cargo del área auditada.
•Copias de contratos y otros documentos legales importantes.
• Información relativa a la estructura orgánica de la entidad auditada.
• Evidencia del estudio y evaluación del control interno.
• Evidencia de que el trabajo fue supervisado y revisado.
• Contener índices y referencias.
• Estar fechados y firmados por la persona que los preparó.
• Ser legibles y ordenados, ya que son la evidencia del trabajo efectuado.
• El informe de la revisión realizada.
•La información contenida en los papeles de trabajo es estrictamente confidencial y de conformidad con los cánones de la ética profesional, por ningún motivo podrá revelar los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento a personas ajenas, salvo autorización y por mandato de la autoridad competente, en ese sentido es conveniente diseñar e implementar políticas y procedimientos que garanticen el resguardo y la confidencialidad; asimismo, aseguren por el tiempo que sea necesario la conservación para cumplir con las disposiciones legales y administrativas que se han establecido al respecto.
CLASIFICACION
1.-POR SU USO.- Son aquellos que de acuerdo a la información que contienen pueden ser útiles en cualquier momento y se clasifican en:
•De uso continuo.- Son los que su elaboración viene a constituir el archivo permanente, por consignar información importante que sirve de consulta para el desarrollo de futuras revisiones, debiéndose conservar en expedientes especiales, con esto se evita transcribir o preparar información en forma duplicada ocasionando retrasos en la culminación de los trabajos.
•De uso temporal.- Son aquellos que se elaboran en el desarrollo de la auditoría y contienen básicamente información relativa al período sujeto a revisión.
•Hoja de trabajo.- Es la cédula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financieros.
CEDULAS DE AUDITORIA
Su estructura se conforma de tres partes esenciales, claramente definidos, siendo los siguientes:
1. Encabezado.- Es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes datos:
- Denominación o razón social de la dependencias o entidad precisando en su caso la unidad administrativa en la que se practica la revisión.
- Fecha del período sujeto a revisión.
- Título o descripción breve de su contenido.
- Fecha de elaboración.
- Iniciales de la persona que la elaboró.
2. Cuerpo.- Es en donde se asienta toda la información y los resultados obtenidos por el auditor y se integra por los siguientes elementos:
-Datos correspondientes al diseño de la cédula, concepto y título de las columnas
-Descripción concisa del trabajo efectuado, así como la información, cifras, conceptos con los que se trabajó.
-Referencias.- También conocidas como cruces, son el enlace entre cifras o información relacionada en las diferentes cédulas.
- Las marcas de auditoría.- Señales o signos que indican en forma sintetizada las pruebas realizadas.
- Notas aclaratorias.- Comentarios que el auditor considere necesario incorporar para clasificar el contenido de la cédula.
-Observaciones.- Irregularidades o desviaciones detectadas en las operaciones o procedimientos revisados.
3. Pie.- Comprende los siguientes datos:
- Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula, (de donde proviene la información).
•Durante el proceso de los trabajos de auditoría, en ocasiones se requiere ampliar o sustituir el grupo de auditores, así como ampliar el período a auditar; siendo necesario hacer del conocimiento de la Dependencia, o Entidad que se audita lo anterior, mediante oficio que deberá contener las siguientes características:
•a) El nombre de la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Procuraduría General de la República o Entidad, el domicilio donde habrá de efectuarse la ampliación o sustitución del grupo de auditores, o en su caso, el concepto de la ampliación del alcance y/o período a auditar.
•b) Dirigirse al servidor público al cual se giró la orden de auditoría o, en su caso, al servidor público encargado de atender la auditoría que se practica.
•c) Estar debidamente fundamentada, tanto en la Ley Orgánica de la Municipal, Presupuesto de Egresos, etc.
•d) Citar a todos los auditores que a partir de la orden de ampliación de auditoría se incorporarán a la misma, o aquellos auditores que serán sustituidos, o en su caso, citar claramente la ampliación del período de revisión.
INDICE DE REFERENCIA
•Con la finalidad de facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo; así como su rápida localización, es necesario anotar una clave a cada uno de ellos en el ángulo superior derecho con color rojo, esta clave se denomina índice el cual va a indicar claramente la sección del expediente donde le corresponde ser archivado y consecuentemente pueda localizarse cuando se le necesite posteriormente.
- Numérico.
- Alfabético.
- Alfanumérico.
REQUISITOS Y CARACTERISTICAS
• La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
• Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
• Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias partidas.
En el Lineamiento para la Integración de los Expedientes de Auditoría se disponen las siguientes reglas para la integración del expediente:
3)Las cédulas de trabajo deben acompañarse de la documentación suficiente, competente, relevante y pertinente obtenida por medio de la inspección, observación, investigación y confirmación para sustentar el análisis realizado, misma que puede ser presentada en cualquier medio, impreso o magnético; salvo aquellos casos en los que, por su alcance, sólo se vierte el análisis realizado señalando en ellas la fuente de información.
4)Las cédulas de trabajo (sumarias, analíticas, subanalíticas y de resultados deben ser elaboradas con tinta o en computador e integrarse a los Expedientes de Auditoría. Para uniformar su elaboración, se aplican los formatos genéricos establecidos en el lineamiento en comento.
5) Para referenciar la información de una cédula de trabajo o un documento con otro, deben establecerse cruces, los cuales se anotarán tan cerca como sea posible de los datos, cifras, conceptos u observaciones. Tratándose de medios magnéticos se hará la referencia en la cédula de trabajo correspondiente.
6) Los índices, cruces, marcas y llamadas de auditoría utilizados en las cédulas de trabajo, deben consignarse en color rojo, o en su caso, mediante el uso de la computadora.
7) El significado de las marcas y llamadas de auditoría debe quedar registrado dentro de la misma cédula.
8) Los servidores públicos deben utilizar e integrar a los Expedientes de Auditoría, los formatos establecidos para el efecto, y los demás que establezcan sus lineamientos técnicos respectivos.
9) Los formatos que se generen dentro de los procesos de: Planeación y Desarrollo, deberán contener la siguiente leyenda ―Este documento forma parte de un expediente clasificado como reservado.
10) Las fechas reales de los formatos que se anexan al Expediente de Auditoría deben coincidir con las que se incorporen al sistema de programación y control de auditorías.
11) Es responsabilidad de los servidores públicos la guarda y custodia de los expedientes de las auditorías a su cargo.
12) Los Expedientes de Auditoría se deberán integrar físicamente con los legajos que se requieran, con base en el volumen de documentos elaborados y recopilados en la revisión practicada.
13) Las copias simples y fotostáticas de documentos recopilados que se incorporen a los legajos de los Expedientes de Auditoría y que constituyan evidencia en la detección de presuntas irregularidades que afecten al Estado en su Hacienda Pública Federal o Estatal, o al patrimonio de las entidades fiscalizadas, que no se hayan aclarado durante el proceso de auditoría, deberán certificarse por el servidor público facultado para tal fin, de acuerdo a la normativa aplicable de la entidad fiscalizada, o en su defecto, por notario público.
•De conformidad con este interés; la política básica de informar debe consistir en revelar totalmente los resultados de las revisiones de acuerdo con las funciones, obligaciones y responsabilidades que les asigna la legislación aplicable.
DEFINICION
•El informe de auditoría es el documento formal a través del cual el órgano de control interno da a conocer los resultados que se obtuvieron como producto final del trabajo de auditoría efectuado.
OBJETIVO
•La elaboración del informe de auditoría debe mantener una uniformidad de criterios para obtener un alto grado profesional, logrando en consecuencia alcanzar eficazmente los objetivos que se persiguen al presentarlo a la máxima autoridad municipal.
- Informar.- Dar a conocer al titular del H. Ayuntamiento los principales resultados obtenidos en la auditoría practicada.
- Convencer.- Demostrar fehacientemente que los resultados de la auditoría son válidos y tienen razón de ser.
- Obtener resultados.- Proveer los elementos necesarios para la adecuada toma de decisiones y en su caso promover acciones tendientes a prevenir, corregir o eficientar las operaciones del H. Ayuntamiento.
Si el informe de auditoría cubre estos objetivos se convierte en un documento útil y efectivo, que permitirá la aceptación de los resultados de auditoría así como la implementación de las recomendaciones sugeridas, lo cual coadyuvará al mejor funcionamiento de la administración municipal.
•La terminología que se emplee en la elaboración del informe de auditoría, debe estar dirigida a provocar una reacción de aceptación de los resultados y conclusiones, por lo que su contenido general debe ser enunciado en términos amables y constructivos, considerando que el objetivo es lograr una reacción favorable y que ésta se puede lograr con eficiencia evitando el lenguaje que genera defensiva y oposición; asimismo, se debe tener presente que el enfoque debe estar orientado al logro de mejoras.
1.- Redacte en forma sencilla, concisa y clara, evitando el uso de terminología muy especializada.
2.- Incluya la información suficiente para un completo entendimiento.
3.- Evite los párrafos largos y complicados.
4.- Mantenga un lenguaje amable y constructivo.
•Una vez consideradas las citadas reglas se debe revisar detalladamente el contenido, vigilando que se haya conservado la estructura preestablecida y que contenga solo aspectos significativos, garantizando de esta manera un trabajo profesional; asimismo, asegurar una emisión y entrega oficial oportuna.
•Existen diversas formas de estructurar los informes de auditoría; sin embargo, para que los órganos de control interno municipal tengan uniformidad en la presentación de los informes de las auditorías que practiquen, se recomienda la siguiente estructura:
1. DE IDENTIFICACION
- Carátula
- Índice
- Antecedentes
- Objetivos
- Alcance
- Procedimientos de auditoría
-Limitaciones
2. DE CONTENIDO
- Resumen de resultados
- Resultados
- Observaciones de control interno
- Recomendaciones
- Resultados cuantificables
DISTRIBUCION DEL INFORME
•Es importante señalar que la responsabilidad del órgano de control interno no culmina con la presentación del informe, sino que debe dar seguimiento a la implementación de las medidas correctivas derivadas de las observaciones y recomendaciones de la auditoría, lo cual coadyuvará a que el objetivo de ésta se cumpla y proporcione mejoras a la administración municipal.
Una vez concluida la planeación detallada, el auditor está en posibilidad de compilar toda la información y documentación que requiera.
