INTRODUCCION
La ejecución de un
trabajo de auditoría conforme a las directrices debe organizarse y documentarse
de forma apropiada con el fin de que pueda delegarse entre los colaboradores
del equipo, de forma que cada uno de ellos conozca detalladamente qué debe
hacer y a qué objetivo final debe dirigir su esfuerzo.
Que el trabajo quede
registrado de manera que permita su revisión, evaluación y obtención de
conclusiones en las que fundamentar una opinión sobre la información contable sujeta
a auditoría.
El auditor en su proceso de auditoría, debe limitarse a observar e informar
las diferentes situaciones encontradas en la auditoría.
En el desarrollo de una auditoria, el auditor, si encuentra anomalías,
nunca debe recriminar, dar órdenes o decir a las personas auditadas cómo se
deben hacer las cosas.
El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los
procedimientos, y de encontrar alguna falla o inconsistencia, hacer las
anotaciones y plasmarlo en su informe.
Las correcciones y observaciones, lo mismo que las estrategias a seguir,
serán responsabilidad de la administración, mas no del auditor. El auditor sólo
deberá realizar su trabajo, y de acuerdo a los resultados, presentar a la
administración las anomalías, irregularidades y las sugerencias y alternativas
de solución.
Es muy importante que el auditor siempre tenga esto presente, de lo
contario, causará una ambiente negativo dentro de la empresa o área objeto de
auditoría.
Durante el proceso de observación y recopilación de evidencias e
información, se debe tener mucho cuidado de no entrometerse en absoluto en las
funciones del personal auditado. No debe decir al personal auditado si las
cosas están bien hechas o mal hechas. No se debe criticar al personal, y
tampoco alabar o felicitar si los procedimientos se están realizando
adecuadamente.
La neutralidad y sutileza del auditor debe ser absoluta. Cualquier
intromisión inadecuada puede conllevar a que el proceso de auditoría no se
pueda finalizar cabalmente, que los empleados se incomoden y decidan no
cooperar con el auditor, o en el peor de los casos, un incorrecto
comportamiento del auditor puede conllevar a que este pierda independencia a la
hora de presentar los resultados de la auditoría.
El auditor debe tener claridad que el objetivo de la auditoria es
simplemente evaluar el estado de los procedimientos de una determinada área o
departamento de la empresa, lo que le llevará a detectar fallas e
inconsistencias, pero no es su objetivo el decirle a un empleado como debe o no
hacer un determinado procedimiento, o que debe hacer x o y procedimientos.
Estas órdenes las dará el encargado del área o departamento con base al informa
que el auditor presente.
EJECUCION DE LA AUDITORIA
En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los
estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores,
si los hay, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los
hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a
las autoridades de la entidad auditada.
Están es una de las fases mas importante porque aquí se ve reflejado el
trabajo del auditor y sus resultados.
Elementos de la fase de ejecución
1. Las Pruebas de Auditoría
3. Evidencias de Auditoría
4. Papeles de Trabajo
5. Hallazgos de Auditoría
Las Pruebas de Auditoria
Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor
para la obtención de evidencia comprobatoria.
Las pruebas pueden ser de tres tipos:
1) Pruebas de Control
2) Pruebas Analíticas
3) Pruebas Sustantivas
Las pruebas de control están relacionadas con
el grado de efectividad del control interno imperante.
Las pruebas analíticas se utilizan haciendo
comparaciones entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las
razones financieras de la entidad para observar su comportamiento.
Las pruebas sustantivas son las que se aplican
a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un
arqueo de caja chica, circulación de saldos de los clientes, etc.
Técnicas de Muestreo.
Se usa la técnica de muestreo ante la
imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta
técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una
cantidad de datos mayor (población o universo).
El muestreo que se utiliza puede ser
Estadístico o No Estadístico.
Estadístico cuando se utilizan los métodos ya
conocidos en estadística para la selección de muestras:
Aleatoria
Sistemática
Selección por Celdas
Al Azar
Selección por bloques
a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la
misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados. Ejemplo se tiene una lista
de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se introducen los números
del 1 al mil en una tómbola y se sacan 100.
Los 100 escogidos serán los clientes revisados.
b) Sistemática: se escoge al azar un número y
luego se designa un intervalo para los siguientes números. Ejemplo: se tiene
una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno de
ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 números de la lista
con intervalos de 50. Los clientes a examinarse serían: 12(escogido al azar),
13, 14, 15 y 16. Luego el 62(12 +50), 63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50),
113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164, 165 y 166, y así sucesivamente
hasta completar los 100 de la muestra.
c) Selección por Celdas: se elabora una tabla
de distribución estadística y luego se selecciona una de las celdas. Ejemplo:
Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5
grupos (celdas) de 200:
Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del
601 al 800 Del 801 al 1000
Se puede escoger una de las celdas como muestra
para ser examinadas.
d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio
o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin embargo es utilizado por
algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podrían estar en las
partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
e)
Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que
ocurren dentro de un período dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de
ventas ocurridas en la primera semana de Enero, o 100 de la tercera semana,
etc.
Riesgos
y beneficios del muestreo
El
riesgo de muestrear es llegar a conclusiones erradas sobre la población,
mientras que el beneficio es la optimización en el uso de recursos, dado el
riesgo asumido. Existen algunos motivos en virtud de los cuales no queda más
opción que extraer una muestra. Entre ellos, cabe mencionar las siguientes:
La
imposibilidad de censar poblaciones infinitas (calidad del aire, calidad del
agua),
el
costo de censar poblaciones finitas muy grandes (intención de voto /
beneficiarios de planes),
el
contrasentido de censar unidades cuyo testeo implica su destrucción (duración
de lamparitas / resistencia de una cerradura), imposibilidad
material o riesgo (¿Es necesario o posible extraer toda la sangre de un
paciente para conocer su estado de salud?), y limitaciones
de recursos –por ejemplo, cuando el costo de viáticos es significativo.
Variables
para analizar
Todo
muestreo procura realizar inferencias sobre la población, para lo cual recurre
al cálculo de lo que se denomina “estimadores”. Los estimadores son los valores
de ciertos atributos de las unidades de muestreo. Pueden corresponder a
variables nominales, ordinales o numéricas. Las variables nominales son
aquellas que permiten clasificar unidades en distintos grupos
Variables
para analizar
(por
ejemplo, lugar de residencia: Norte, Centro o Sur). Aquellas variables que sólo
cuentan con dos opciones se denominan “binomiales” (por ejemplo, egresado
universitario: Sí o No). Las variables ordinales permiten clasificar las
unidades de muestreo en un orden determinado. Permiten conocer su posición
relativa respecto del resto de las unidades de muestreo, pero no medir
magnitudes que las diferencien (por ejemplo, para relevar la satisfacción de
los usuarios respecto de algun aspecto determinado de un Programa, respuestas
posibles podrían ser: muy satisfecho, satisfecho, neutral, insatisfecho, muy
insatisfecho. Se conocerá que una persona “satisfecha” está más satisfecha que
una que se clasifica “neutral”, pero no sabemos cuánto más).
Las
variables numéricas se utilizan para situar a unidades de muestreo dentro de
una función continua. El valor asociado a una unidad de muestreo permite medir
las diferencias respecto de otras unidades, entre las que se incluyen montos
monetarios: promedio de años de experiencia, proporción de facturas con montos
superiores a “x”, demora media.
Precisión
y error de muestreo
Definir
objetivos.
Definir
población.
Definir
variables a analizar
En
la medida en que una muestra es representativa, habrá similitud entre el valor
del estimador (de la muestra) y el valor del parámetro (de la población). Es el
grado de similitud entre un estimador y un parámetro, siendo el parámetro el
valor asociado a un determinado atributo de la población, y el estimador el
valor asociado al mismo atributo, pero de una muestra.
Supóngase
una población de comprobantes de atención, a partir de los cuales se podría
calcular la demora promedio para brindar cierta atención, valor que
desconocemos y que alcanza a 47 minutos (el parámetro). De extraerse una
muestra, podrá calcularse la demora promedio de las unidades muestreadas, que
conformará el estimador, cuyo valor muy probablemente oscilará en torno al
valor del parámetro, sin necesariamente coincidir.
El
tamaño de la muestra incide sobre la precisión de los estimadores. Si se desea
mayor precisión en los estimadores, más grande deberá ser la muestra. El
concepto inverso al de precisión es el “error de muestreo”. Se denomina error
de muestreo a cualquier diferencia que exista entre el estimador y el
parámetro, debido al azar.
El
tamaño de la muestra incide sobre el error de muestreo de modo inverso que como
sucedía con la precisión. Si se desea menor error de muestreo, más grande
deberá ser la muestra. El riesgo de una muestra pequeña es que no sea
representativa de la población por el hecho de extraer unidades de muestreo
particularmente extremas en valor.
Por
ejemplo, supóngase que para estimar la altura promedio de la población
mencionada precedentemente se extrae una muestra pequeña, pero en virtud del
azar, algunas extracciones corresponden a jugadores de básquet, sin que se
hayan extraído (también por azar) personas con valores de atributo en el otro
extremo del continuo y que permitan compensar a los basquetbolistas. El error
de muestreo se mide como margen de error admisible.
Ejemplo:
se espera que el valor del parámetro esté comprendido en +/- 5% del valor del
estimador que se ha calculado o, en otras palabras, que la demora promedio para
recibir atención esté comprendida entre 46,55 min y 51,45 min (cuando la demora
promedio de la muestra dio por resultado 49). El error de muestreo se suele
representar bajo la letra “E”.
Confianza
El
nivel de confianza es una medida de la probabilidad de que el valor del
estimador no difiera del valor del parámetro más allá del margen de error. La
confianza reside sobre qué tan representativa es una muestra de la población.
En términos coloquiales, podría decirse que es una manera de estipular qué tan
parecidas son las muestras que podrían extraerse, una y otra vez, de la misma
población. Si se desea mayor grado de confianza sobre los estimadores, más
grande deberá ser la muestra. De este modo, cuánto más grande la muestra, menor
probabilidad de diferir significativamente entre ellas.
En
el extremo, si la muestra fuera tan grande como la población (censo), entonces
no habría diferencias entre muestras extraídas una y otra vez, por lo que el
nivel de confianza en el muestreo sería máximo. Normalmente se trabaja con
niveles de confianza comprendidos entre el 95% y el 90%. Un nivel de confianza
del 95% significa, por ejemplo, que se tiene un 95% de confianza en que el
valor del estimador está dentro del intervalo de confianza definido. Siguiendo
con el ejemplo anterior, podría decirse que con un 95% de confianza, la demora
promedio para la atención está comprendida entre 46,55 min y 51,45 min (cuando
la demora promedio de la muestra dio por resultado 49). Al igual que con la
precisión, el nivel de confianza aumenta con el tamaño de la muestra. El nivel
de confianza se suele representar mediante la letra “C”.
Factores
que influyen sobre el tamaño de la muestra
Las
limitaciones presupuestarias o temporales hacen que en ciertas oportunidades
resulte necesario revisar el alcance del trabajo, o iterar con los niveles de
confianza y error de muestreo hasta adecuar el tamaño de la muestra a las
posibilidades reales. En el extremo, será necesario abandonar las pretensiones
de llevar a cabo un muestreo probabilístico, y volcar los esfuerzos a la
elección del mejor método de muestreo no probabilístico.
Factores
que influyen sobre el tamaño de la muestra
Pero
además del error de muestreo y de la confianza, en rigor, las únicas dos
variables endógenas, existen otros factores que influyen sobre el tamaño de la
muestra:
La
dispersión
La
proporción de un atributo
El
tamaño de la población
Factores
que influyen sobre el tamaño de la muestra
La
dispersión. Cuanta mayor variabilidad en los valores de un atributo, menos
preciso será el estimador, por lo que se requiere de tamaños de muestra más
grande frente a un mismo error de muestreo asumido.
Factores
que influyen sobre el tamaño de la muestra
La
proporción de un atributo. Incide en virtud de su frecuencia relativa y de tal
forma que cuanto más cercana al 50%, más grande deberá ser el tamaño de la muestra.
Si bien la proporción puede ser estimada a grandes rasgos a los efectos de
introducir el dato en la fórmula, en caso de imposibilidad para hacer este
cálculo preliminar, debe recurrirse, justamente, a calcular el tamaño de
muestra bajo un criterio conservador, es decir, asumiendo que la proporción es
del 50%, de modo de obtener el máximo tamaño de muestra posible. Este concepto
es equivalente al de “error esperado”, que se encuentra en algunas fórmulas
para la estimación del tamaño de muestra.
El
tamaño de la población. A medida que la población aumenta de tamaño, en
especial cuando N>1000, su tamaño incide cada vez menos sobre el tamaño de
la muestra, obteniéndose grandes economías. A grandes trazos, el análisis de
una parte cada vez menor de una población cada vez más grande, es suficiente
para concluir sobre la población.
Evidencia de Auditoria
Se llama evidencia de auditoria a
"Cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la
información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de
acuerdo al criterio establecido".
La Evidencia para que tenga valor de prueba,
debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.
También se define la evidencia, como la prueba
adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la información que
cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la
auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para
inspirar confianza y fiabilidad...
La evidencia es suficiente, si el alcance de
las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un
hecho.
La evidencia es pertinente, si el hecho se
relaciona con el objetivo de la auditoria.
La evidencia es competente, si guarda relación
con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.
Además de las tres características mencionadas
de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son
necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le
da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.
Tipos de Evidencias
1. Evidencia Física: muestra de materiales,
mapas, fotos.
2. Evidencia Documental: cheques, facturas,
contratos, etc.
3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas
que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo.
4. Evidencia Analítica: datos comparativos,
cálculos, etc.
Técnicas para la Recopilación de Evidencias
Son los métodos prácticos de investigación y
prueba que el contador público utiliza
para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita
emitir su opinión profesional.
Técnicas para la Recopilación de Evidencias
1.- ESTUDIO GENERAL.- Apreciación sobre la fisonomía o
características generales de la empresa, de sus estados financieros de los
rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta
apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que
basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e
información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o
extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el
auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo,
por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la
importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante,
el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias,
mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y
del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de
cualquier otra.
El estudio general, deberá aplicarse con
cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a
cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio
profesional sólido y amplio.
2.- ANÁLISIS. Clasificación y agrupación de los distintos elementos
individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que
los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.
El análisis generalmente se aplica a cuentas o
rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y
son los siguientes:
a)
Análisis de saldos.
Existen cuentas en las que los distintos movimientos
que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una
cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc.,
son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso,
el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia
entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se
pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la
cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificación en grupos
homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo.
b) Análisis
de movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se
forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por
ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos
compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos
acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no
convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por
agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos
movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.
3.- INSPECCION. Examen físico de los bienes materiales o de los
documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una
operación registrada o presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a
los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por
bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que
constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la
empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos,
documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede
la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede
comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de
comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el
activo o la operación.
4.- CONFIRMACIÓN. Obtención de una comunicación escrita de una persona
independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar
de una manera válida.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa
auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmación, para que
conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede
ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envían datos y se pide que
contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo
de confirmación, preferentemente para el activo.
Negativa.- Se envían datos y se pide
contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar
pasivo o a instituciones de crédito.
5.- INVESTIGACIÓN. Obtención de información, datos y comentarios de los
funcionarios y empleados de la propia empresa.
Con esta técnica, el auditor puede obtener
conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas
por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la
contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios
que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa.
6.- DECLARACIÓN. Manifestación por escrito con la firma de los
interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los
funcionarios y empleados de la empresa.
Esta técnica, se aplica cuando la importancia
de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaración es una técnica de
auditoria conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser
datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas
o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se
está examinando.
7.- CERTIFICACIÓN. Obtención de un documento en el que se asegure la
verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
8.- OBSERVACIÓN. Presencia física de cómo se realizan ciertas
operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se
realizan ciertas operaciones, dándose cuenta
ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por
ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos
fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la
labor de preparación y realización de los mismos.
9.- CALCULO. Verificación matemática de alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son
resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede
cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo
independiente de las mismas.
En la aplicación de la técnica del cálculo, es
conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la
determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados
originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones
individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de
interés anual al promedio de las inversiones del periodo.
Elaboración
de papeles de trabajo
Son
el conjunto de cédulas y documentos fidedignos, clasificados y ordenados, en
los que el auditor registra los datos e información obtenida en su revisión;
así como la descripción de las pruebas de auditoría efectuadas, los
procedimientos aplicados y los resultados de las mismas, sobre los cuales
sustenta, soporta y apoya las observaciones, recomendaciones, opiniones y
conclusiones emitidas en su informe.
Hallazgos
Se considera que los hallazgos en auditoria son
las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoria con
relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
1. Condición: la realidad encontrada
2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley,
el reglamento, lo que debe ser)
3. Causa: qué originó la diferencia encontrada.
4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente
indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a continuación indicará
la opinión de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado,
posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las
recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados
en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas
encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por
la Materialidad), aunque en el sector público se deben dar a conocer todas las
diferencias, aun no siendo significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecución, se debe
solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la
empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que
oportunamente fueron solicitados por los auditores.
FUNDAMENTO
JURÍDICO
Firmar
oficio de conocimiento de políticas de actuación de los auditores
En
este documento el auditor protesta bajo palabra de decir verdad que no se
encuentra en ninguno de los supuestos limitativos del articulo 42 de la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios,
comprometiéndose a que su actuación como profesional de la auditoría es, ha
sido y será con estricto apego a las disposiciones legales y normativas
aplicables y fidelidad institucional.
Entrega
oficio de comisión y elabora acta de inicio de auditoría
El
acta se sugiere se integre de la siguiente manera:
♦
En un primer apartado.
Citar
lugar, fecha y hora de inicio del acto, nombre de los auditores que
intervienen, asentando el documento
oficial con el cual se identifiquen,
especificar el domicilio en el cual se encuentran ubicadas las oficinas de la dependencia auditada, así como el nombre, puesto e identificación de la persona
que procederá a firmar el acta de inicio;
Entrega
oficio de comisión y elabora acta de inicio de auditoría
♦
Hechos.
En este párrafo se
registrará el número y fecha del oficio de comisión, persona que lo remite,
base jurídica que lo sustenta, dejar constancia de la entrega del oficio
anotando el nombre de la persona que recibe y puesto que ocupa la misma; en
otro apartado, para la instrumentación del acta se sugiere la designación de
dos testigos, los cuales podrán ser nombrados por el responsable del área
auditada o en su caso por el personal que practica la auditoría, debiendo
registrar el nombre de los testigos, puesto y documento oficial que los
identifique.
De
igual manera se anotarán las aclaraciones que desee efectuar el responsable del
área auditada, para posteriormente cerrar el acta; en otro párrafo anotar la
hora en la cual se cierra el acta y, por último, el nombre, cargo y firma de
las personas que intervinieron en el citado acto.
Entrega
oficio de comisión y elabora acta de inicio de auditoría
Es
importante resaltar que deberán de rubricarse con antefirma en tinta azul todas
las hojas que integran el acta, por parte de cada uno de los participantes,
entregando un juego de la misma a la persona responsable con la que se
entenderá la auditoría
Se
sugiere se acompañe el acta con una copia de la identificación oficial, de
quienes en ella intervienen.
Solicitud
de información
Se
sugiere elaborar un formato mediante el cual se requiera toda la información
que se considere pertinente, para realizar la auditoría, se propone que
contenga los siguientes campos:
♦
Dependencia.- Nombre de la unidad administrativa que se audita;
♦
Rubro auditado.- Citar el aspecto que habrá de auditarse;
♦
Área auditada.- Citar el nombre de la unidad a revisar;
Solicitud
de información
♦
Responsable.- Anotar el nombre del titular del área auditada;
♦
Cargo.- Citar la denominación del puesto;
♦
No. de oficio.- Anotar el número de oficio con el cual se procedió a
iniciar la auditoría;
♦
Fecha.- Anotar la fecha en la que se solicita la información;
♦
Base jurídica.- Describir la normatividad que da sustento a la solicitud
de información;
♦
Descripción de la información solicitada.- Este espacio se destina para
relacionar la información requerida al área auditada, por ejemplo normatividad,
manuales, presupuesto, etc.;
♦
Compromiso.- Espacio destinado para comentarios de la persona que
proporcionará la información;
♦
En la parte inferior de la solicitud.- Anotar nombre y firma del personal
de contraloría y de la unidad administrativa auditada.
Aplicar
cuestionario de control interno
Con
el propósito de contar con un diagnóstico integral del área auditada, se
procede a aplicar el cuestionario que con antelación se ha formulado.
RESPUESTA AL RIESGO
La administración identifica
las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la
tolerancia al riesgo y su relación costo - beneficio.
RIESGO
DE AUDITORIA
Es
aquel que existe en todo momento por lo cual genera la posibilidad
de que un auditor emita una información errada por el hecho de no haber
detectado errores o faltas significativas que podría modificar por
completo la opinión dada en un informe.
La
posibilidad de existencia de errores puede presentarse en distintos niveles,
por lo tanto se debe analizar de la forma más apropiada para observar la
implicación de cada nivel sobre las auditorias que vayan a ser
realizadas.
Son
distintas las situaciones o hechos que conllevan a trabajar de diferentes
formas y que permiten determinar el nivel de riesgo por cada situación en
particular.
TIPOS
DE RIESGOS
Es
así como se han determinado tres tipos de riesgos los cuales son: Riesgo
inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
RIESGO
INHERENTE
Este
tipo de riesgo tiene ver exclusivamente con la actividad económica o negocio de
la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que allí se
estén aplicando.
Si
se trata de una auditoría financiera es la susceptibilidad de los estados
financieros a la existencia de errores significativos; este tipo de riesgo está
fuera del control de un auditor por lo que difícilmente se puede
determinar o tomar decisiones para desaparecer el riesgo ya que es algo innato
de la actividad realizada por la empresa.
Entre
los factores que llevan a la existencia de este tipo de riesgos esta la naturaleza
de las actividades económicas, como también la naturaleza de volumen tanto de
transacciones como de productos y/o servicios, además tiene relevancia la parte
gerencial y la calidad de recurso humano con que cuenta la entidad.
Es la posibilidad de que existan errores
significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del
control interno relacionado; son errores que no se pueden prever.
RIESGO
DE CONTROL
Aquí
influye de manera muy importante los sistemas de control interno que estén
implementados en la empresa y que en circunstancias lleguen a ser
insuficientes o inadecuados para la aplicación y detección oportuna de
irregularidades.
Es
por esto la necesidad y relevancia que una administración tenga en
constante revisión, verificación y ajustes los procesos de
control interno.
RIESGO
DE CONTROL
Cuando
existen bajos niveles de riesgos de control es porque se están efectuando o
están implementados excelentes procedimientos para el buen desarrollo de los
procesos de la organización.
Entre
los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son los sistemas
de información, contabilidad y control.
Está relacionado con la posibilidad de que los
controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en
sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos.
RIESGO
DE DETECCION
Este
tipo de riesgo está directamente relacionado con los procedimientos de
auditoría por lo que se trata de la no detección de la existencia de
erros en el proceso realizado.
La
Responsabilidad de llevar a cabo una auditoria con procedimientos
adecuados es total responsabilidad del grupo auditor, es tan importante este
riesgo que bien trabajado contribuye a debilitar el riesgo de control y
el riesgo inherente de la compañía.
Es
por esto que un proceso de auditoría que contenga problemas de
detección muy seguramente en el momento en que no se analice la
información de la forma adecuada no va a contribuir a la detección de
riesgos inherentes y de control a que está expuesta la información del ente y
además se podría estar dando un dictamen incorrecto.
Está relacionado con el trabajo del auditor, y
es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoria, no detecte
errores en la información que le suministran.
PRUEBAS
SUSTANTIVAS
Consisten
en aquellas pruebas de detalle que se realizan sobre las transacciones y
saldos para la obtención de la evidencia relacionado con la validez y el
tratamiento contable; la idea de este tipo de pruebas es determinar eventuales
errores que estén implicados en el procesamiento de los datos contables con el
objetivo de analizar si los valores registrados son los correctos.
Por
ejemplo entre algunas pruebas sustantivas se tienen:
-
Provisión adecuada para las pérdidas de posibles cuentas incobrables
-Los
listados de inventarios están recopilados, calculados, sumados de la
forma correcta y si estos listados reflejan la realidad de la contabilidad.
-Analizar
la manera como se contabilizaron las pérdidas de alguna inversión
-Determinar
la autenticidad tanto de calidad como de cantidad los fondos en caja y/o
depósitos en bancos.
DEFINICION
DE PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Es una prueba que reúne evidencia de auditoria
para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.
El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de
cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para
modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sobre
saldos, los cuales siempre deben ser probados , dado que aseguran la integridad
de la información.
EJEMPLOS
DE PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
-Ventas
realizadas sin ser facturadas o registradas
-Recibimiento
de pagos sin ser registrados
-La
auditoría interna practica arqueos sorpresivos y frecuentas a los fondos de
caja
-Analizar
existencias físicas en inventarios y si sus movimientos están en registros
apropiados
-Estudios
para determinar la posible existencia de inventarios dañados u obsoletos
El
auditor puede analizar una muestra con la cual se obtienen dos propósitos,
probar el cumplimiento del control interno y comprobar si el importe monetario
de las transacciones es el correcto.
La
forma en que se examinen este tipo de pruebas depende de cada cuenta que
se analice de los estados financieros, puesto que cada una de éstas tienen
elementos y características diferentes que hacen que sus procesos de inspección
y prueba sean diferente y particulares.
DISEÑO
DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias
de funcionamiento efectivo de los controles interno, debemos enfocarnos:
Se ejecutaron los procedimientos previstos?
Se ejecutaron adecuadamente?
Fueron ejecutados por alguien que cumple con los
requisitos de segregación de funciones?
TIPOS
DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Detalles : las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de
un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como
fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético.
Se verifican mediante :
- Comparación de igual atributos entre
distintos documentos
- Comparación entre los números de los
comprobantes
- Verificaciones matemáticas
- Cumplimiento con autorización general o
particular
- Verificación de secuencia numérica
Indagación y Observación :
El tipo de prueba que se selecciona depende del
control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad
de población en la captura de información, tienen como objetivo asegurarse que
los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de
procesamiento.
DESVIACIONES
DE CUMPLIMIENTO
Se entiende por desviación de cumplimiento a todo
procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no
se efectúa.
ORIGEN
DE LOS DESVIOS
Errores humanos
Cambio de personal y falta de familiaridad del
mismo
Fluctuaciones temporales en el volumen de
transacciones.
Análisis
de la información proporcionada
Se
procede a revisar la información que es facilitada por la unidad administrativa
auditada, así como la realización de inventarios y demás evaluaciones que sean
necesarias, para verificar aspectos de control interno.
INDICE
DE REFERENCIA
Con la finalidad de
facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo; así como su rápida
localización, es necesario anotar una clave a cada uno de ellos en el ángulo
superior derecho con color rojo, esta clave se denomina índice el cual va a
indicar claramente la sección del expediente donde le corresponde ser archivado
y consecuentemente pueda localizarse cuando se le necesite posteriormente.
INDICES
DE REFERENCIA
Los índices deben tener un
ordenamiento lógico; por lo regular el orden que se les da en el expediente es
el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. Los sistemas de codificación usuales son:
- Numérico.
- Alfabético.
- Alfanumérico.
Los índices también nos
permiten referenciar (cruzar) las cifras analizadas en una cédula por contener
datos comunes con la información registrada en otras cédulas.
REQUISITOS
Y CARACTERISTICAS
•
La explicación de las marcas debe
ser específica y clara.
•
Los procedimientos de auditoría
efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados
mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
• Las
marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus
papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas los cuales reportan
los siguientes beneficios.
•
Facilita el trabajo y aprovecha el
espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias
partidas.
•
Facilita su supervisión al poderse
comprender en forma inmediata el trabajo realizado.
Detectar
y elaborar cédulas de observaciones
Derivado
de la revisión a la documentación y sistemas de control, se efectúan las
observaciones o recomendaciones correspondientes, por lo que se propone que
esto sea a través de un formato denominado “Cédula de Discusión de
Observaciones”, el cual se sugiere contenga lo siguiente:
♦
Dependencia a auditar.
Nombre de la unidad
administrativa que se audita;
Detectar y elaborar cédulas de observaciones
♦
Período revisado.
Anotar la fecha que
abarcará la auditoría;
♦
Rubro.
Anotar el aspecto que
se auditará;
♦
Persona que formula la observación. Nombre(s) del o los responsable(s)
que efectúan la observación;
♦
Fecha de elaboración.
Anotar la fecha en
que se formula la observación;
♦
Por último.
Se anotará nombre y
firma de la persona que formula la observación y de quien dará respuesta
a la misma.
Presentar
observaciones al área auditada
Después
que han sido aprobadas las observaciones por el titular, éstas son presentadas
al área auditada para su discusión.
Valoración
de observaciones
Una
vez que se ha dado respuesta a las observaciones, se analiza la documentación
soporte remitida por el área auditada, para valorar si con ello solventa la
misma, o en su caso dejarla pendiente para integrarla como tal en el acta de
cierre y al informe.
Resultados
de la auditoría
Una
vez efectuada la evaluación y análisis de la información proporcionada, se
continúa con el procesamiento y emisión de resultados, para lo cual abordan los
siguientes pasos:
A)
Elaborar propuesta de Acta de Cierre
B)
Firma del acta de cierre de auditoría
C)
Elaborar el informe y someterlo a consideración del titular
D)
Elaborar Informe Final
A)
Elaborar propuesta de Acta de Cierre
Con
este documento se dan por concluidos los trabajos de auditoría de una manera
más formal, al ser rubricadas cada una de las hojas que la integran, por los
responsables de atender la auditoría. Con objeto de garantizar el cumplimiento
de los compromisos contraídos para la solventación de las observaciones
pendientes y la aplicación de las sugerencias y/o recomendaciones, se propone
contenga los siguientes datos:
♦
Datos Generales, Contendrán el nombre de la dependencia que está siendo
auditada, la denominación de la unidad administrativa revisada, el rubro que se
está auditando;
♦
En un primer apartado, anotar los datos generales como: fecha, lugar
en que se realiza el acto, y personas que intervienen en la auditoría;
A)
Elaborar propuesta de Acta de Cierre
♦
En otra sección, incluir las conclusiones, así como prevenir a la
persona que se le puede iniciar un procedimiento, en el caso de incumplimiento
a las recomendaciones, anotar la hora y fecha del cierre de la misma;
♦
Por último, anotar el nombre y firma de las personas que intervienen en
el acto, como son el responsable del área auditada, personal que interviene por
parte de la contraloría y finalmente nombre y firma de las personas que
intervienen como testigos del acto.
Se
establecen tiempos para solventar las observaciones.
Al
momento de la firma del acta de cierre, se acuerdan compromisos con los
responsables para solventar cada una de las observaciones, señalando
fechas de compromiso.
B)
Firma del acta de cierre de auditoría
Para
concluir el acto de cierre de auditoría, se procede a la firma del acta,
entregando un tanto de la misma a los responsables del área auditada, una vez
que se ha firmado por todos los que intervinieron en el acto, rubricando cada
una de las hojas que la integran.
C)
Elaborar el informe y someterlo a consideración del titular
Para
lo cual habrá de aplicarse un formato; para homogeneizar los apartados que
contendrá el informe, se sugieren los siguientes campos:
♦
Dependencia.
Indicar el nombre de
la dependencia auditada;
♦
Área sujeta a revisión.
Citar el nombre de la
unidad administrativa que se audita;
♦
Tipo de auditoría.
Asentar el tipo de
revisión que se realiza;
C)
Elaborar el informe y someterlo a consideración del titular
♦
Limitaciones.
Algunas restricciones
que hayan influido en el resultado de la auditoría, si las hubiera;
♦
Personal que intervino en la auditoría.
Anotar el personal
que haya participado en la auditoría;
♦
Procedimientos de auditoría.
Desglosar las
actividades que se hayan realizado para efectuar la auditoría;
D)
Elaborar Informe Final
Luego
de la firma del acta de cierre, se procede a integrar el informe final, el cual
contendrá un breve antecedente de la auditoría, el objetivo, el alcance,
problemas que hallan afectado el desarrollo de la auditoría, personal que
intervino en la realización de la misma, la descripción del procedimiento
aplicado, los resultados obtenidos y una conclusión general, tal como se citó
en el párrafo anterior.
Actos
Administrativos
Los actos administrativos que realicen los
servidores públicos municipales para ejercer sus funciones, atribuciones y
facultades establecidas en las leyes, tienen que reunir los requisitos
específicos de cada actuación administrativa.
Articulo 14 Constitucional
Garantía de Legalidad: Garantía de audiencia y
obligación de la autoridad de fundar y motivar los actos administrativos
Artículo 16 Constitucional
Nadie puede ser molestado en su persona, familia,
domicilio, papeles o posesiones, sino en virtud de mandamiento escrito de la
autoridad competente, que funde y motive la causa legal de procedimiento…
La fundamentación
Es el deber que tiene la autoridad de expresar, en
el mandamiento escrito, los preceptos legales que regulen el hecho y las
consecuencias jurídicas que pretenda imponer el acto de autoridad, presupuesto
que tiene su origen en el principio de legalidad que en su aspecto imperativo
consisten te en que las autoridades solo pueden hacer lo que la Ley les
permite.
La motivación
Es la expresión de las razones por las cuales la
autoridad considera que los hechos en
que basa su proceder se encuentran probados y son precisamente los previstos en
la disposición legal que afirma aplicar.
Presupuestos, el de la fundamentación y el de la
motivación
Que deben coexistir y se suponen mutuamente, pues
no es posible citar disposiciones legales sin relacionarlas con los hechos que
se trate, ni exponer razones sobre hechos que carezcan de relevancia para dichas
de disposiciones.
Esta correlación entre los fundamentos jurídicos y
los motivos de hecho supone necesariamente un razonamiento de la autoridad para
demostrar la aplicabilidad de los preceptos legales invocados a los hechos de
que se trate, lo que en realidad implica la fundamentación y motivación de la
causa legal del procedimiento.
Identificar las leyes y disposiciones
administrativas que involucran aspectos especificos de la actividad y ente
auditado.
Leyes
Federales
Leyes
Estatales
Normatividad
Municipal, reglamentos etc.
Solicitudes
de información de la Unidad de Transparencia no atendidas
48
fracciones XIII, XVI y XVIII; 53 fracciones XIV y XVI, 112 fracciones IV y XVII
de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México;
7
fracción IV, 29, 33, 34, 38, 40, 46, 47 y Transitorio Quinto de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Publica del Estado de México y
Municipios.
EJEMPLOS
No
se tiene evidencia documental que acredite que los Bienes Inmuebles son
propiedad del H. Ayuntamiento
129
de la Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano De México;
48
fracción X, 53 fracciones lll, Vlll y lX, 95 fracción l y 112 fracciones l, ll
y Vl de la Ley Orgánica Municipal Del
Estado De México;
42
fracciones I y III Ley De
Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De México Y Municipios;
58,
60 y 62 de la Ley de Bienes del Estado
de México y Municipios;
5 5 fracción
I y 60 fracción III de la Ley De Fiscalización Superior Del Estado De México.
No
se cuenta con el expediente técnico de la obra o acción ejecutada o se
encuentra incompleta.
129 de la Constitución Política del Estado Libre y
Soberano de México;
48 fracciones XI y XVI, 95 fracciones I y IV, 112 fracciones I, III y VI de la Ley
Orgánica Municipal Del Estado De México;
42 fracciones I, II y III de la Ley De
Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De México Y Municipios;
238, 344 tercer
párrafo del Código Financiero Del Estado De México Y Municipios;
12.64 del Libro Décimo Segundo del Código
Administrativo del Estado de México;
275 del Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código
Administrativo del Estado de México;
Numerales 5.2, 5.5.3 y 5.4.4 del Manual de Operación
del Ramo 33;
Circulares 16 y 36 emitidas por el Órgano Superior de
Fiscalización del Estado de México;
55 fracción I y
60 fracción III de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de México.
Expedientes
de procedimientos de adquisición de bienes y servicios no localizados o se
encuentran incompletos
134 de la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos;
129 de la Constitución Política del Estado Libre y
Soberano de México;
344 segundo párrafo
del Código Financiero del Estado de México y Municipios;
48 fracción X, 53 fracción III, 95 fracción l y 112
fracciones l, ll, lll
y VI de la Ley Orgánica Municipal
del Estado de México;
42 fracciones I, II y lll de la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios;
35 del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado
de México;
68, 91 y 92 del
Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de
México;
56 Ley de Bienes del Estado de México y Municipios;
55 fracción I y
60 fracción III de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de México.
Expedientes
de personal incompletos
129 la Constitución Política del Estado Libre y
Soberano de México;
47
de la Ley del Trabajo para los Servidores Públicos del Estado de México;
344
segundo párrafo del Código Financiero
del Estado de México y Municipios;
48 fracción
X, 53 fracción III, 95 fracción
l y 112
fracciones l, ll, lll
y VI de la Ley Orgánica Municipal
del Estado de México;
42
fracciones I, II y lll de la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado de México y Municipios;
55 fracción I y 60 fracción III de la Ley de
Fiscalización Superior del Estado de México.
Obligaciones
con el ISSEMYM que se dejó de enterar a la institución interesada, generando
actualización y recargos
129 de la Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano
De México;
98 fracción VIII Ley Del Trabajo De Los Servidores
Públicos Del Estado Y Municipios;
42 fracciones I, II, III y XXVII de la Ley De
Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De México Y Municipios;
55 fracción I, 60 fracciones I, II y III de la Ley De
Fiscalización Superior Del Estado De México;
35 y 36 de la Ley de Seguridad Social para los
Servidores Públicos del Estado de México y Municipios;
13 Bis E fracción XVII, 14 fracciones IV, V y X y 15
fracción I de la Ley Que Crea Los Organismos Públicos Descentralizados De
Asistencia Social, De Carácter Municipal, Denominados "Sistemas
Municipales Para El Desarrollo Integral De La Familia".
Sobregiros de la
administración por exceder el presupuesto
129 de la Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano De México;
344 tercer párrafo del Código Financiero Del Estado De México Y
Municipios;
48 fracción XI, 53 fracciones I, III, XV y XVI; 95
fracciones I y X, 112
fracciones I, II, III y VI de la Ley Orgánica Municipal Del Estado De México;
42 fracciones I, II y II de la Ley De Responsabilidades De Los
Servidores Públicos Del Estado De México Y Municipios;
55 fracción I; 60 fracciones I, II y III Ley De Fiscalización Superior
Del Estado De México;
28 del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México;
305 y 309 del Código Financiero
del Estado de México y Municipios.
Carta
de Planeación
En esta fase se establecen las relaciones entre
auditores y la entidad, para determinar
alcance y objetivos. Se hace un bosquejo
de la situación de la entidad, acerca de su organización, sistema contable,
controles internos, estrategias y demás elementos que le permitan al auditor
elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto.
Elementos Principales de esta Fase
1. Conocimiento y Comprensión de la Entidad
2. Objetivos y Alcance de la auditoria
3. Análisis Preliminar del Control Interno
4. Análisis de los Riesgos y la Materialidad
5. Planeación Específica de la auditoria
6. Elaboración de programas de Auditoria
1) Conocimiento y Comprensión de la Entidad a
auditar.
Previo a la elaboración del plan de auditoria,
se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder
elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe contemplar: su naturaleza
operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos
de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que
utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender
exactamente cómo funciona la empresa.
Para el logro del conocimiento y comprensión de
la entidad se deben establecer diferentes mecanismos o técnicas que el auditor
deberá dominar y estas son entre otras:
a) Visitas al lugar
b) Entrevistas y encuestas
c) Análisis comparativos de Estados Financieros
d) Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades,
debilidades, amenazas)
e) Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
f) Árbol de Objetivos.- Desdoblamiento de
Complejidad.
g) Árbol de Problemas
h) Etc.
2) Objetivos y Alcance de la auditoria.
Los objetivos indican el propósito por lo que
es contratada la firma de auditoria, qué se persigue con el examen, para qué y
por qué. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el estado real
de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar
auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de
informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación
encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la
extensión del examen, es decir, si se van a examinar todos los estados
financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos,
o más específicamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o
solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)
Por otro lado el alcance también puede estar
referido al período a examinar: puede ser de un año, de un mes, de una semana,
y podría ser hasta de varios años.
3) Análisis Preliminar del Control Interno
Este análisis reviste de vital importancia en
esta etapa, porque de su resultado se comprenderá la naturaleza y extensión del
plan de auditoria y la valoración y oportunidad de los procedimientos a
utilizarse durante el examen.
4) Análisis de los Riesgos y la Materialidad.
El Riesgo en auditoria representa la
posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la
información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o
normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente,
de Control y de Detección.
5) Planeación Específica de la Auditoria.
Para cada auditoria que se va a practicar, se
debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las Normas para la ejecución. Este
plan debe ser técnico y administrativo. El plan administrativo debe contemplar
todo lo referente a cálculos monetarios a cobrar, personal que conformarán los
equipos de auditoria, horas hombres, etc.
6) Elaboración de Programa de Auditoria
Cada miembro del equipo de auditoria debe tener
en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de
auditoria objeto de su examen.
Ejemplo: si un auditor va a examinar el
efectivo y otro va a examinar las cuentas x cobrar, cada uno debe tener los
objetivos que se persiguen con el examen y los procedimientos que se
corresponden para el logro de esos objetivos planteados. Es decir, que debe
haber un programa de auditoria para la auditoria del efectivo y un programa de
auditoria para la auditoria de cuentas x cobrar, y así sucesivamente. De esto
se deduce que un programa de auditoria debe contener dos aspectos
fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar durante el
examen de auditoria.
NORMATIVIDAD Y APLICACIÓN DE LOS CONTROLES
OPERATIVOS DE LA OBRA PUBLICA, EN EL ESTADO DE MEXICO.
“LAS LEYES, EL DÉBIL INTENTO DEL HOMBRE DE ESTABLECER LAS BASES PARA ALCANZAR LA DECENCIA.
LA APLICACIÓN DE LA LEY NO NECESARIAMENTE ES
JUSTICIA”
Programación de Obras y servicios
El programa de obra se presenta por costumbre en
forma de diagrama de Gantt o de barras ya que este tipo de esquema ha resultado
más comprensible y más
práctico de manejar, el problema estriba en su elaboración, ya que en la
mayoría de los casos, únicamente se tiran barras y en muchas ocasiones incluso
se construye al revés, o sea, se toma como límite la fecha de terminación y se
van acomodando las barras sucesoras dando idea de que es un proceso coherente
pero al primer análisis serio, se revela la realidad, que la longitud de las
barras no es congruente con la actividad a la que se refiere y que la secuencia
es caótica y en suma que el programa no corresponde a la idealización de la
construcción del proyecto.
Cabe hacer la reflexión de que en la etapa de Planeación
y Programación de una obra no se ha movido una piedra, ni se ha
adquirido ningún tipo de insumo o sea que hasta esta etapa, se ha idealizado y
concebido la forma práctica de construir, sin haber gastado un centavo, de
aquí que la definición más exacta de los términos planear y programar una obra
es la de "CONSTRUIR EN EL PAPEL". He aquí su utilidad y la
gran cantidad de recursos que se ahorra el inversionista con la práctica seria
de estas actividades.
La base para la construcción de los programas de
obra, son los rendimientos de los precios unitarios aplicados a las cantidades
de obra de los planos con base en los procedimientos constructivos derivados de
las especificaciones.
Si no es así, los programas no serán la guía para
la realización de la obra, sino que serán en el mejor de los casos, un bello
cuadro colgado de la pared de la residencia de obra, de lo anterior se
desprende.
El programa es el conjunto de actividades
ordenadas secuencialmente con orden lógico, que deben realizarse en el tiempo mínimo necesario.
"PROGRAMA QUE NO SE SIGUE, NO ES
PROGRAMA"
AUDITORIA A OBRA PUBLICA
La
realización de auditoría de obras públicas es una actividad desarrollada por la
Contraloría Municipal y tienen como objetivo analizar, evaluar y controlar la
debida utilización y correcto manejo y aplicación de los recursos públicos al
realizar las inversiones.
Como
consecuencia las obras, los proyectos de inversión y demás inversiones deben
ser materia de auditoría, tanto técnica como financiera, porque las obras,
especialmente aquellas significativas que manejan cantidades significativas de
los recursos del Estado, incluyen acciones de carácter técnico y financiero.
Es
muy importante señalar que el examen de auditoría debe tener un carácter
integral que debe abarcar: estudios, diseños, financiamiento, contratación,
construcción, adquisición, liquidación, recepción, operación y mantenimiento.
La
ejecución de la auditoría es profesionalmente especializada por cuanto quienes
lo realizan son ingenieros civiles profesionales, y de otras profesiones afines
y que están sujetos a normas y códigos de ética presentados por organismos
profesionales.
En una auditoría, el examen incluye métodos,
procedimientos, investigaciones, verificaciones y comprobaciones que
posibiliten su existencia física.
Sus resultados se traducen en un informe ejecutivo
especificando las inversiones reales, acumulada en dichas obras frente a las
inversiones realizadas por la entidad o costos que han afectado
presupuestamente en las mencionadas obras a ejecutar.
¿Por
qué se debe realizar auditoría de obras públicas?
Se
debe realizar por:
-
El crecimiento constante de las inversiones, la necesidad de obras prioritarias
de infraestructura en el país hace que el Estado destine cada vez mayores
recursos de su presupuesto.
-
Ejecución de obras de gran envergadura, proyecto hidroeléctrico, industriales
de transporte, de vivienda, etc.
Exigencias
cada vez mayores de parte de la población que inician en el desarrollo del
país, así como en la actividad productiva.
Dinámica
de las inversiones en el rubro de la construcción propiciados por el Estado,
que inician el desarrollo industrial y genera nuevas fuentes de producción.
Al
Estado generador de los recursos le corresponde la reorientación sobre el uso y
el destino de una parte considerable de tales recursos y que deben estar
dirigidos a proyectos de infraestructura pública y actividades productivas en
las cuales no participe la empresa privada.
Bajo
este contexto adquiere gran importancia el examen de obras públicas que ejecuta
el Estado, cuyo cumplimiento debe estar enmarcados en las normas vigentes,
directivas y procedimientos que emane el Estado a través de sus órganos
rectores.
Obras
terminadas sin las debidas características de calidad y economía, sin funcionalidad
ni coordinación han originado recursos mal gastados sin posibilidades de
recuperación.
CONTROL DE AVANCE DE OBRA
Este tipo de control se confunde con el control de
programas, la diferencia consiste en que en este caso, no sólo se observan los
aspectos internos intrínsecos de la obra, sino los aspectos externos que pueden
influir negativa o positivamente en el desarrollo de la construcción, por
ejemplo las lluvias, este es un factor que influye en forma determinante en el
rendimiento de la maquinaria de construcción en obras de construcción pesada,
otro factor es el de la temperatura y el grado de
humedad del ambiente que en muchas ocasiones impide que se continúe con un
procedimiento constructivo por ejemplo, las temperaturas extremadamente frías
durante un colado, el aspecto de la neblina para los levantamientos
topográficos, etc., en estos casos, lo que se tiene que hacer es llevar una
estadística para dos objetivos, uno para cuestiones de una probable reclamación
por parte del constructor y otra para tomar decisiones respecto del cambio o
modificación de los procedimientos constructivos según sea el caso.
Otros aspectos que no se deben dejar de lado, son
el socioeconómico y el sociopolítico de la región, estos aspectos aunque no son
de carácter técnico en ocasiones influyen sobre todo en el personal obrero, es por eso que se debe
estar muy pendiente de estos aspectos para prevenir y resolver los efectos
negativos que pudieran tener en el desarrollo de la construcción.
Para el control de la producción como Marco de
Referencia tenemos a los rendimientos tanto de materiales como de mano de obra
y/o maquinaria y equipo, que se expresaron en los precios unitarios de los
conceptos.
Control
de Programas
La palabra CONTROL conlleva una serie de
significados según sea el ámbito donde se use, en la industria de la
construcción se ha utilizado en una forma restringida ya que cuando se realiza
una visita a alguna residencia de supervisión y se habla de controles, en el
mejor de los casos se nos presentan las formas de registro del tema del cual se
hable así se muestran los controles de estimaciones, por ejemplo y lo que se
muestra es el reporte del seguimiento del trámite de pago o sea la historia de las
estimaciones, no así el control.
Para los fines de este texto el CONTROL debe ser
eso, no simplemente saber la historia de un procedimiento, sino realmente
controlar el proceso, entonces se define como control el conducir un proceso
hacia donde se planeó originalmente.
Para el adecuado Control de un proceso se debe
contar con cuatro elementos fundamentales:
MARCO DE REFERENCIA
FORMAS DE REGISTRO Y ARCHIVO ADECUADOS
APLICACIÓN DE TECNICAS ESTADISTICAS
PROCEDIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS OPORTUNOS
El contar con estos cuatro elementos es
fundamental para lograr el objetivo que se trazó desde los estudios de
preinversión llámese control administrativo o de calidad.
Control
de obras públicas
El
control de obras públicas tiene dos concepciones muy precisas: aquellas que
corresponden a las instituciones que conforman el sector gubernamental
denominado control previo de supervisión e inspección, y aquel que corresponde
al sistema de control (interno y externo).
CONTROL DE PRESUPUESTO
Este control esta muy ligado al anterior, pero
éste tiene la característica de que influye en los aspectos de sanciones,
ajuste de costos y en ocasiones hasta rescisiones de contrato. De ahí su
importancia, entonces es conveniente implantar un sistema que permita, sin
herir susceptibilidades, calcular en forma práctica la producción llámese
diaria, semanal o mensual, aclarando que lo que se medirá esta producción no lo
que se ha ido estimando, o sea que en este caso se debe llevar el registro de
la obra ejecutada estimada y la obra ejecutada no estimada, la base de este
registro deben ser los generadores de obra conciliados, los cuales deben
incluir en forma preponderante la fecha de ejecución del concepto de que se
trate.
Derivado de este control continuamente se debe
actualizar el presupuesto tomando en cuenta las condiciones reales durante el
desarrollo de la obra.
CONTROL DE ESTIMACIONES
Este es otro control que es razón de ser de las
supervisiones aunque en ocasiones no se lleva con la debida seriedad y cuidado,
probablemente por las características del trabajo que se vuelve un poco tedioso
por la concentración que el técnico debe poner en el registro de cada concepto
correlacionándolo con las estimaciones.
Para hacer más práctico el control se deben
implantar cuatro tipos diferentes de estimaciones:
ESTIMACIONES NORMALES
ESTIMACIÓN DE VOLÚMENES EXCEDENTES
ESTIMACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS EXTRAORDINARIOS
ESTIMACIÓN DE AJUSTE DE COSTOS
ESTIMACION DE GASTOS NO RECUPERABLES
ESTIMACIONES NORMALES.- Son las que contendrán la obra cuyo volumen y precio
unitario se encuentran en el catálogo de conceptos de contrato. (Artículo 242-I
del Reglamento).
ESTIMACIÓN DE VOLÚMENES EXCEDENTES.- Este tipo de estimación contendrá conceptos que
estando dentro del catálogo de contrato, han rebasado el volumen estipulado.
(Artículo 242-II del Reglamento).
ESTIMACIÓN DE PRECIOS UNITARIOS EXTRAORDINARIOS.- Esta estimación contendrá conceptos de obra que
por alguna razón no se encuentran en eI catálogo de contrato. (Artículo 242-II
del Reglamento).
ESTIMACIÓN DE AJUSTE DE COSTOS.- Estas estimaciones son aquellas en las cuales
se presenta para cobro la diferencia por actualización de costos en los
trabajos a ejecutar y deben estar acompañadas del cálculo y la autorización
correspondiente. (Artículo 242, 250 al 259 del Reglamento).
ESTIMACION DE GASTOS NO RECUPERABLES.
(Artículo 195 del Reglamento).
En el caso de las estimaciones excedentes y
extraordinarias, se deberán acompañar de l os números generadores
correspondientes y de las autorizaciones correspondientes.
Para el caso de las estimaciones de ajuste de
costos, se acompañarán de los números generadores, de la referencia de
autorización que corresponda y además un aspecto muy importante la fecha desde
la cual se aplicará el respectivo ajuste de costos o escalatoria.
Las estimaciones cuyos conceptos requieran pruebas
de control de calidad, se deben incluir en la documentación, los reportes con
la demostración de que el material está de acuerdo las especificaciones o
normas correspondientes.
Cabe hacer una mención especial en cuanto a la
elaboración de números generadores, estos deben ser claros y objetivos, deben
contener cuando menos, la fecha de elaboración, fecha de ejecución del concepto
de que se trate, desde luego el nombre oficial de la obra, el nombre o número
del frente de trabajo, en el caso de obras de edificación, los ejes donde se
realizó el concepto, obviamente la descripción completa del concepto, todas las
operaciones aritméticas que sirvieron de base para calcular las cantidades de
obra, etc.
Un aspecto fundamental del control de estimaciones
lo constituye la amortización de los anticipos y cobra especial importancia si
la construcción se va a ejecutar en varios ejercicios presupuestales, llámese
obra pública o privada ya que se acostumbra conceder un porcentaje máximo del
30% del monto de! ejercicio presupuestal de ese año (en obra pública),
entonces el porcentaje a amortizar será el correspondiente al importe del
anticipo concedido entre el monto total del contrato y así sucesivamente para
todos los ejercicios presupuestales.
Para el caso de las reclamaciones que presente el
contratista, las estimaciones correspondientes se ubicarán en el tipo de
estimación que corresponda o se dará de alta un quinto tipo de estimación que
se podría denominar ESTIMACION DE RECLAMACIONES.
Control
previo
Las
entidades del sector gubernamental, en función de su responsabilidad, deben de
efectuar su propio control de obras públicas denominado control previo de
supervisión o inspección de obras en forma permanente, y tendrá por objeto
asegurar que las obras se materialicen físicamente de acuerdo con los planos,
especificaciones técnicas presupuestadas aprobadas, plazos de conformidad
estipulado en la programación anual o en los contratos celebrados para su
ejecución.
Control
posterior
Uno
de los problemas que generalmente se presentan en la ejecución de obras
públicas es la debilidad de control previo que requiere de adecuados sistemas
de control que contemplen la disponibilidad de los recursos humanos económicos
y administrativos y por falta de medios apropiados para realizarlos consciente
y técnicamente, el resultado se refleja en el retraso y conclusión de las
obras, en construcciones defectuosas o en la dificultad entre las partes
contratantes, ya sea por un inadecuado proceso de contratación o por
insuficiencia de diseño.
Por
lo tanto, surge la necesidad del control posterior, ya sea interno o externo, y
tiene doble finalidad.
Por
otro lado, la demostración de los recursos invertidos corresponden técnicamente
a los requisitos estipulados y que las obras se construyen en los plazos y
tiempos estipulados en el contrato, en otro punto importante , el asesoramiento
ágil, oportuno, objetivo, independiente e imparcial que propicie una adecuada
toma de decisiones en la empresa.
Ejecucion
La
ejecución del examen exige que debe ser cuidadosamente preparado, residiendo
previamente los procedimientos por emplearse en cada una de las fases y etapas
del examen, su extensión, la oportunidad de su aplicación, los papeles de
trabajo y el personal que debe asignarse al programa de trabajo para el examen
de obras públicas que está en relación directa con las siguientes etapas:
Preparación
del examen a obras públicas
El
equipo de auditoría revisará la legislación, normas, reglamentos, contratos,
especificaciones técnicas y demás documentos contractuales y los emitidos por
la supervisión de obras, con la finalidad de imbuirse de todos los aspectos
relacionados con las obras públicas, conocer las características particulares
de la entidad, así como los sistemas de supervisión utilizados en los proyectos
de inversión.
Cuándo
se designa al equipo de auditoría
El
equipo de auditoria es designado para efectuar el examen de obras públicas,
estará en relación con la naturaleza, amplitud y disciplina del mismo, y serán
designados como resultados del programa específico de labores presentados
previamente.
Ejecución
•
Instalación del equipo y trabajo de campo
Las
labores se realizaran en los lugares donde la entidad ejecuta la obra:
-
Estudio de las valorizaciones y/o comprobantes
de
pago que sustentan las operaciones.
-
Estudio y análisis de las pruebas de laboratorios.
-
Evaluación del sistema de supervisión.
-
Evaluación del personal y equipo de auditoría que se emplea en la ejecución del
proyecto.
Procesos
de comprobación, verificación, cálculo, revisión, análisis e inspección de los
trabajos realizados.
Determinación
y ubicación de obras inconclusas y defectuosas.
Ordenamiento
y determinación de responsabilidad en el documento de irregularidades que hagan
suprimir la existencia de dolo, o delito.
Trabajo
de laboratorio
El
trabajo tiene por objeto utilizar procedimientos para la comprobación y
análisis de la obra ejecutada, de conformidad con las especificaciones técnicas
y requisitos de las construcciones establecidas.
Trabajo
de gabinete
El
trabajo de gabinete consiste en la recopilación, ordenamiento, cálculo y
evaluación de la información y resultados obtenidos, a fi n de alcanzar
objetivos trazados que cumplan los propósitos previstos y constituir suficiente
evidencia en base en la formulación del informe.
LA SUPERVISIÓN EN LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN
La industria de la construcción en nuestro país
tiene unas características que la hacen sui géneris, respecto de otras
industrias, que en la actualidad no se podría pensar en realizar una obra de
cierta importancia, sin la presencia de la SUPERVISIÓN DE OBRA, de ahí que la
Supervisión se ha convertido en un elemento de fundamental importancia para
llevar a cabo los proyectos de construcción con cierta tranquilidad para el propietario
de la obra.
Sin embargo, llegar a una definición universal de
SUPERVISIÓN DE OBRAS, es una tarea muy complicada, debido a que existen tantas
definiciones como propietarios de obra, pero a continuación y con base en la
experiencia en el medio de la construcción, trataremos de llegar a esta
definición en el sentido más amplio del concepto.
Desde este momento nos vamos a referir a la
Supervisión como una actividad seria y responsable que requiere el profesional
de la construcción, no a la Supervisión que se requiere para “meter en cintura”
a los mercaderes de la construcción, que por desgracia abundan en el medio, ya
que sería perverso para los fines que se persiguen en este texto, incluir
técnicas y conceptos para “vigilar al constructor”, todo lo
contrario, se incluyen técnicas y conceptos para lograr el buen desarrollo de
la obra.
Entonces si hablamos de una supervisión seria e
igualmente responsable y profesional y
sobre todo comprometida con el correcto resultado de la construcción, la
definición cae por su propio peso, porque estamos hablando de una organización
paralela al constructor de un proyecto, para apoyarlo principalmente en las
labores de control administrativo y de calidad de la obra.
Como se mencionó la SUPERVISIÓN DE OBRA se convierte
en un apoyo para el constructor y no en un simple vigilante doloso en que la
mayoría de las ocasiones entorpece el adecuado avance de la obra y lo que es
todavía peor, en muchos casos hasta recibe “felicitaciones“ del
propietario.
De lo anterior, podemos decir que la SUPERVISIÓN
DE OBRA, es el organismo encargado de realizar el control administrativo y la
verificación de calidad de un proyecto de construcción, tal y como se muestra.
En este esquema se puede destacar la importancia de que cada participante en la ejecución de un proyecto de construcción, se aboque a realizar sus funciones para llevar a buen fin la ejecución de un proyecto de construcción.
Como se puede observar, el propietario debe ser el
encargado de suministrar el medio físico donde se llevarán a cabo los trabajos,
realizar las gestiones legales en cuanto a obtención de los permisos y
licencias ya sean federales, estatales y/o municipales, también debe
suministrar toda la información concerniente al diseño, desde los estudios
preliminares, hasta los planos y especificaciones y desde luego los recursos
financieros.
Aparece en el centro de la organización, un
participante que se denomina COORDINADOR, en nuestro medio es muy utilizado
pero que en obras de gran magnitud, sería conveniente estudiar su
participación.
Como su nombre lo indica, de coordinar todas las
acciones para el adecuado avance del proyecto, desde los estudios de
factibilidad, hasta la puesta en operación del proyecto.
Lo que se debe destacar del análisis del organigrama
que se propone en la figura, es que la supervisión y el contratista se
encuentren en el mismo nivel jerárquico lo que implica que estas dos
organizaciones deben coordinarse de tal
manera que los resultados de sus respectivas actividades deben asegurar un resultado
satisfactorio.
De aquí que la filosofía moderna de la actuación
de una SUPERVISIÓN DE OBRA, debe ser la de formar parte integral de todo el
proceso de construcción y de ninguna forma erigirse como el juez implacable del
contratista, la Supervisión debe ser entonces, responsable del avance y buen
término del proyecto, es decir, que debe coadyuvar con la contratista a que el
proceso de construcción tenga la menor cantidad de contratiempos, debe
además gestionar en términos estrictamente profesionales y éticos, los pagos al
constructor, así como estar pendiente de todas las alteraciones de orden
económico que pudieran interferir con el adecuado desarrollo de la obra, en
fin, prevenir cualquier contratiempo que pueda obstaculizar la realización del proyecto.
En suma, la SUPERVISIÓN DE OBRA, es el conjunto de
acciones para asegurar que la obra se concluirá en el TIEMPO, COSTO y CALIDAD,
que se establecieron desde LA CONCEPCIÓN MISMA DE UN PROYECTO, además la
supervisión de obra debe tener claros los objetivos y alcances de las acciones
de todos los participantes para adecuado desarrollo de un proyecto.
Para lograr este objetivo, la Supervisión debe
participar o por lo menos estar enterada de los estudios de factibilidad, de
las premisas del diseño, las estrategias de planeación y programación del
proceso constructivo, hasta la operación del proyecto de que se trate, en fin,
debe conocer a fondo la filosofía conceptual del proyecto así como de todas las
etapas de construcción.
Para que con el conocimiento pleno de todas las
etapas del proceso constructivo se comprometa verdaderamente a obtener OBRAS TERMINADAS EN TIEMPO, COSTO Y CALIDAD.
POR LO QUE LA SUPERVISIÓN DE OBRA SE PUEDE DEFINIR
COMO: EL CONJUNTO DE ACCIONES PARA IMPULSAR LA COMPETITIVIDAD EN TODOS LOS
ASPECTOS DEL DESARROLLO DE UN PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN.
La COMPETITIVIDAD: se compone de tres aspectos
fundamentales los cuales son:
PRODUCTIVIDAD
CALIDAD
OPORTUNIDAD
La PRODUCTIVIDAD se define como la medida de la EFICIENCIA
EFECTIVA o sea, es la comparación entre la EFICIENCIA ESTÁNDAR Y LA
EFICIENCIA REAL.
E.
STÁNDAR
E. EFECTIVA=
------------------>= 1
E. REAL
La EFICIENCIA ESTÁNDAR se encuentra en los
rendimientos establecidos en los precios unitarios de cada proyecto en los
tiempos fijados por el propietario en cuanto al trámite de los documentos
operativos (precios unitarios extraordinarios, volúmenes, excedentes,
programaciones, etc.) inherentes al desarrollo de cada obra.
La EFICIENCIA REAL es la cuantificación de
los rendimientos de las actividades que se desarrollan durante la ejecución del
proyecto.
Para que se logre la COMPETITIVIDAD en
todas las actividades que conforman la ejecución de un proyecto, es necesario
que la medida de la PRODUCTIVIDAD o sea, que la relación entre las
eficiencias sea mayor o igual a uno.
Es decir, que desde los estudios de preinversión o
de factibilidad hasta la adecuada ejecución de la obra, el supervisor debe
estar constantemente desarrollando técnicas y mecanismos para que todos los
participantes en la construcción tengan una actitud productiva y participativa
con el objeto de obtener la obra terminada en tiempo, costo y calidad.
Para lograr este objetivo, el supervisor debe
contar con los conocimientos suficientes de orden técnico, administrativo,
legal y social, atendiendo a los principios de orden, de prevención y en su
caso, contar con mecanismos correctivos adecuados y oportunos, para lo cual
debe tener un conocimiento profundo del proyecto en su conjunto, conocer las
características primordiales del usuario final de la obra y de las condiciones
físicas y sociales en donde se desarrolla el proyecto.
ALCANCES DE LA SUPERVISIÓN DE OBRA (Artículo 217,
219 del Reglamento)
Este tema es de fundamental importancia para
determinar con ABSOLUTA CLARIDAD EL PRODUCTO TERMINADO DE LOS SERVICIOS DE
LA SUPERVISIÓN DE OBRA, ya que el
alcance de los servicios en la mayoría de los casos, no se conocen con
exactitud y esta situación deriva en reclamaciones por parte del propietario de
la obra y provoca una serie de controversias que en nada benefician al adecuado
desarrollo de las obras.
En la práctica existe una gama muy amplia de
alcances para los servicios de supervisión de obra que pueden incluir desde la
supervisión de la etapa de estudios preliminares, hasta la puesta en operación
del proyecto o simplemente la verificación física de la obra ejecutada.
Es importante hacer hincapié en la importancia que
reviste que la SUPERVISION DE OBRA,
participe desde la concepción del proyecto hasta la operación del mismo,
ya que con esto, el personal que intervendrá en la obra atenderá el objetivo
que se persigue con la construcción del proyecto y así tener mayor conciencia
en la toma de decisiones en el momento de la ejecución de los trabajos tanto de
gabinete como de campo, para lo cual se dividirán en tres grandes rubros
actividades previas a la ejecución de la obra, durante la ejecución y
posteriores a la ejecución de los trabajos.
A continuación se presenta, en forma enunciativa,
una relación de los principales servicios que se deben ofrecer para la SUPERVISION
DE OBRA.
ACTIVIDADES PREVIAS AL INICIO DE LA OBRA
Participar en la elaboración de los estudios de
factibilidad de ejecución del proyecto.
Participar en la elaboración de los estudios
previos que sirven de base para el diseño.
Supervisión técnica administrativa del diseño del
proyecto.
Revisar la congruencia de planos contra catálogos
de conceptos.
Elaboración del presupuesto base.
Elaboración y realización del concurso de obra.
Análisis de las propuestas ganadoras y elaboración
del cuadro frío.
Recomendaciones para la contratación del
constructor.
Participar en el proceso de contratación del
constructor.
Representar al cliente o al propietario de la
obra, para gestionar y tramitar los permisos y licencias tanto federales, como
municipales, que se requieran para llevar a cabo la construcción.
Establecer en coordinación con el constructor, el programa
de construcción.
Analizar la congruencia del programa de obra con
respecto de los precios unitarios de contrato.
Establecer en coordinación con el constructor, el
programa de suministro de materiales y equipo de instalación permanente de la
obra.
Establecer en coordinación con el constructor, el
programa de maquinaria y equipo.
Establecer en coordinación con el constructor el
programa de mano de obra.
Coordinar el inicio de los trabajos estableciendo
las estrategias generales de construcción, la elección de los procedimientos
constructivos y la selección del sitio para la implantación de las oficinas de
campo.
En su caso si no se han realizado las actividades
antes descritas, se debe efectuar la revisión de los planos, normas y
especificaciones de diseño, del presupuesto base del contrato y de toda la
documentación que sirvió de base para la contratación.
ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
Establecer los tipos y formas de comunicación
dentro de la obra.
Establecer los lineamientos para la conciliación
de números generadores.
Establecer en coordinación con el cliente o el
propietario de la obra, los lineamientos para la elaboración y trámite de
estimaciones de obra.
Establecer en coordinación con el cliente o el
propietario de la obra, los lineamientos para la autorización de volúmenes de
obra que excedan los establecidos en el presupuesto de contrato o precios
unitarios extraordinarios o modificaciones al proyecto utilizado para el
contrato de obra.
Calcular de acuerdo a los lineamientos que
establezcan el cliente o el propietario de la obra, los ajustes de costos.
Establecer los soportes para la autorización de
prórrogas al programa original de trabajo.
Vigilar que se cumplan las recomendaciones y
restricciones establecidas derivadas de los estudios de impacto ambiental.
Intervenir directamente en las soluciones a
problemas de carácter técnico surgidos durante el desarrollo de la obra.
Vigilar que se cumpla con las recomendaciones en
cuanto a seguridad e higiene en el área de trabajo.
Establecer los lineamientos para la elaboración de
los reportes de obra que requiera el cliente
o el propietario de la obra.
Establecer los lineamientos para los controles de
calidad los criterios para la selección de los laboratorios.
Establecer el control y la actualización de los
planos, normas y especificaciones que durante la construcción sufran alguna
desviación.
Establecer el control administrativo para la
actualización del presupuesto de construcción.
Ser responsable de comparar continuamente los
avances reales con los programados y en su caso, aplicar las retenciones y/o
penalizaciones conducentes, conforme lo indique lo estipulado en el contrato de
obra respectiva.
Suministrar al cliente o al propietario de la obra
toda la información necesaria para elaborar en su caso, los convenios modificatorios.
En caso de suspensiones temporales de la obra,
elaborar actas circunstanciadas.
En caso de rescisión o terminación anticipada del
contrato de obra, será responsable de suministrar toda la información necesaria
para la ejecución del procedimiento.
Ser responsable de la apertura y mantenimiento de
la bitácora de obra.
Coordinar las juntas de trabajo que sean
necesarias y llevar el registro y resguardo de las minutas.
Llevar el álbum fotográfico durante todo el
desarrollo de la obra.
ACTIVIDADES POSTERIORES
Elaborar el informe final o el libro blanco del
proyecto.
Elaborar el finiquito de la obra.
Atender las auditorias de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el cliente o el propietario de la obra.
Coordinar la entrega y recepción de la obra.
Participar en la organización de la operación y en
el inicio de operación misma.
Entregar carpeta con garantía de equipos.
Como se puede observar, la gama de actividades que
puede realizar la SUPERVISION DE OBRA es muy amplia, así que los alcances se
deben adecuar a las necesidades y políticas internas de cada propietario, pero
lo que es verdaderamente importante, definir clara y puntualmente la forma y
periodicidad de cada una de las
obligaciones que se le encomienden a la supervisión para evitar futuros
desacuerdos que pueden provocar que el objetivo que se perseguía con la
contratación de los servicios de supervisión de obra no se logre cabalmente.
ORGANIZACIÓN DE LA SUPERVISION
Las responsabilidades de una SUPERVISIÓN DE
OBRA, son de fundamental importancia en la realización de un proyecto de
construcción, de ahí que la organización
y selección del personal técnico que intervendrá, es clave para el éxito
del proyecto.
La conformación de un adecuado equipo multidisciplinario
de trabajo, además de procedimientos técnicos y administrativos claros y
apropiados a la obra que se va a supervisar, forman la base para el logro del
objetivo en cuanto a tener una obra terminada en tiempo, costo y
calidad.
En la organización de la residencia de
supervisión, se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
Los alcances de la supervisión.
El tipo de obra que se supervisará.
La región geográfica en donde se llevarán los
trabajos.
El tiempo y estrategias generales de construcción.
Conociendo estos parámetros, estamos en
condiciones para diseñar la organización de la residencia de supervisión y
seleccionar los procedimientos técnicos y administrativos idóneos de acuerdo
con los requerimientos de cada caso en particular.
En todo tipo de obra existen tres grandes campos
de actividad:
1.- La producción o propiamente la ejecución de la
obra.
2.- El control administrativo
3.- El control de calidad
A.- La producción o propiamente la ejecución de
la obra, donde se requiere el control de los programas de obra, de
maquinaria y equipo, de materiales y de mano de obra. Así también el
cumplimiento de lo establecido en las especificaciones y las normas de
construcción establecidas en la etapa de estudios y diseño.
B.- El control administrativo del cual
forma parte fundamental el trámite de pago de las estimaciones, el trámite de
análisis y oficialización de precios unitarios extraordinarios, el estudio y
trámite de reconocimiento de
reclamaciones, cálculo y trámite de ajuste de costos, etc.
C.- El control de calidad donde se requiere
el conocimiento amplio de las normas y especificaciones que rigen al proyecto,
así como técnicas de fomento a la productividad.
Es claro que el estudio de estos puntos que deben
estar debidamente interrelacionados y coordinados, es de suma importancia en la
organización de la SUPERVISIÓN DE OBRA.
Por otro lado, existen dos formas de realizar la
residencia de la supervisión: una es por
especialidades y la otra es por frentes de trabajo. Para
elegir la forma de organización más adecuada se recurre principalmente a la
magnitud de la obra, es decir, si el proyecto es muy especializado como
por ejemplo, la construcción de una planta termonuclear, será necesaria la
organización por especialidades dado que la construcción se desarrollará en una
extensión de terreno relativamente pequeño y todo el trabajo se llevará a cabo
en un área controlable, desde una oficina central ya que todos los
requerimientos se encontrarán a la mano, no así en la construcción de un camino de varios
kilómetros de longitud.
En este tipo de obras se necesita la organización
por frentes de trabajo donde en cada frente se requiera de la colaboración de
varias especialidades o grupos interdisciplinarios, obviamente coordinados por
un mando superior el cual definirá establecimiento de las políticas para la
adecuada realización del proyecto.
De cualquier forma en que se organice la SUPERVISIÓN
DE OBRA, lo importante es que todo el personal que intervenga, comprenda
cuál es su función y jerarquía dentro del organigrama pero además, deberá
conocer cuáles son sus obligaciones y en qué tiempo debe realizarlas, a
quién debe dirigirse en caso de alguna contingencia o duda y que maneje con profundidad los canales de
comunicación de la organización.
Con base en lo anterior, se puede seguir lo
señalado en lo que se denomina el círculo de la productividad eficiente, el
cual indica en forma clara y ordenada los pasos que se deben llevar a cabo para
lograr que todos los procesos que se lleven a cabo para la supervisión de una
obra, se realicen en forma ordenada y eficaz.
El personal técnico que interviene en la
Supervisión de Obras, en todos los niveles debe tener como responsabilidades
básicas las siguientes:
CONOCIMIENTO PROFUNDO DEL PROYECTO EN SU CONJUNTO.
CONOCER CON AMPLITUD AL USUARIO FINAL DE LA OBRA.
CONOCER CON DETALLE LAS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y
SOCIALES DEL LUGAR DONDE SE LLEVARÁN A CABO LOS TRABAJOS.
El conocimiento pleno de estos tres aspectos
ayudan en gran medida al excelente desarrollo y culminación del proyecto de
construcción responsabilidad de la supervisión.
PERFIL PERSONAL Y PROFESIONAL DEL SUPERVISOR DE
ACUERDO CON SU JERARQUÍA.
Este punto se refiere a las características
personales y profesionales que debe cumplir todo el personal técnico de la
SUPERVISIÓN DE OBRA que participa en el desarrollo de un proyecto de
construcción, de acuerdo con su jerarquía y responsabilidad en el organigrama
respectivo.
Cabe señalar que nos referimos solo al personal
técnico de campo, en este orden de ideas se tiene lo siguiente:
A NIVEL DIRECTIVO O EL REPRESENTANTE JERÁRQUICO
MÁXIMO DE LA SUPERVISIÓN DE OBRA EN LA CONSTRUCCIÓN, DEBE TENER LA CALIDAD
PROFESIONAL PARA SATISFACER LOS SIGUIENTES REQUISITOS:
1
Tener título profesional como
mínimo a nivel licenciatura, en el área de Ingeniería Civil o Arquitectura, esto por la responsabilidad profesional de sus
decisiones y su influencia en el desarrollo de la obra.
2 Conocer y aplicar las leyes, normas y
reglamentos aplicables de acuerdo al proyecto de que se trate.
3
Tener conocimiento del objetivo y
filosofía del proyecto y conocer a fondo todo lo que se refiere al diseño
respectivo.
4
Conocer a profundidad todo lo
estipulado tanto en el cuerpo del contrato, como sus anexos técnicos.
5
De acuerdo al tamaño y
características de la obra, debe ser el medio de comunicación único entre el
cliente o el propietario de la obra y el constructor.
6
Tener la capacidad de resolver
los problemas técnicos que se presenten durante le ejecución de la obra.
7
Realizar los recorridos de obra
que sean necesarios para verificar que se cumplan las condiciones de diseño y
programa de obra.
8
Conocer a fondo los programas de
obras y de erogaciones, para verificar continuamente su cumplimiento.
9
De acuerdo al tamaño y características
de la obra será el único representante de la Supervisión que tenga acceso a la
bitácora.
10
Aprobar la procedencia de obra
excedente, precios unitarios fuera de catálogo de conceptos del contrato y
ajustes de costo y gestionar ante las instancias competentes la autorización
correspondiente.
11
Revisar y aprobar finiquitos y
liquidaciones de contratos.
12
Coordinar y asistir a las juntas
de obra o diseño que sean necesarias para el adecuado desarrollo de la obra.
13
Revisar y aprobar las
estimaciones de obra, vigilando que éstas se entreguen debidamente para su
trámite correspondiente.
14
Ser el conducto mediante el cual
se avise al contratista o propietario de la obra, los incidentes que puedan
afectar el adecuado desarrollo de la construcción
SUPERVISOR DE OBRA (Artículo 217 y 219 del
Reglamento
Ser titulado cuando menos a nivel técnico en
construcción o carrera afín (certificado)
Conocer y aplicar las Leyes, normas y reglamentos.
Conocer el contrato de obra y todos sus anexos.
Conocer a fondo la filosofía del diseño en
general, así como de toda la información de diseño de su frente de trabajo.
Revisar los reportes diarios semanales o mensuales
de obra.
Verificar a detalle los generadores, estimaciones
y aplicación correcta de los conceptos y sus respectivos, precios unitarios,
promover y coordinar las conciliaciones de números generadores, así como de los
rendimientos en caso de precios unitarios extraordinarios.
Concentrar las estimaciones con sus números
generadores.
Agrupar y controlar los volúmenes de obra
ejecutada y obra ejecutada no estimada, así como ser responsable directo del
cálculo de la producción diario, semanal o mensual, según se requiera.
Proporcionar toda la información necesaria
elaboración de los reportes gráficos de obra.
Verificar que las pruebas de control de calidad se
realicen con el debido apego a las normas establecidas para el proyecto de que
se trate.
Asistir cuando se le solicite a las juntas de
coordinación de obra y de estimaciones.
Participar en el acto de entrega de trazo,
referencias topográficas y bancos de nivel.
Coordinar los trabajos topográficos que se
requieran durante la realización de la obra.
Auxiliar a su jefe inmediato a revisar y conciliar
números generadores de obra, así como la estimación correspondiente al frente
asignado.
Informar a su inmediato superior de todos los
incidentes relevantes detectados durante la realización de la obra.
Participar en el acto de entrega de obra.
De esta manera, de forma enunciativa, se trata de
dar una idea aproximada de las características y responsabilidades del personal
que interviene en la supervisión de un proyecto de construcción, señalando,
como se pudo observar, los aspectos más relevantes de sus actividades, es claro
que el número de actividades y el alcance de sus responsabilidades puede
variar respecto al proyecto de que se trate.
Es importante insistir en el carácter interdisciplinario
de los equipos de trabajo que conforman una SUPERVISIÓN DE OBRA y la
importancia en las características personales y profesionales con que debe
contar el personal que participa en los trabajos en el campo, ya que éste
debe entender la problemática de cada especialidad de trabajo, como lo es el
avance tecnológico tan importante que se ha alcanzado en las diferentes
disciplinas que intervienen en la realización de los proyectos, como lo es la
electrónica en obras de edificación en lo referente a voz y datos, por ejemplo.
Por lo anterior, es necesario (obligatorio) que el
personal técnico, en todos los niveles de la
Supervisión de Obras continuamente asista a cursos
de actualización profesional para lograr que su labor diaria se realice con la
eficacia que se requiere en el desarrollo de cada proyecto. (Certificación de
conocimientos y habilidades).
CONTENIDO
DE LAS CÉDULAS
Encabezado
El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes
datos:
Índice
de la cédula, para clasificar y ordenar de manera lógica los papeles de
trabajo.
Nombre
del Órgano Técnico de Fiscalización y de la Dirección a cargo de la auditoría.
Nombre
de la dependencia, organismo descentralizado, entidad o unidad administrativa
revisada.
Cuenta
Pública revisada. (Periodo o ejercicio)
Tipo
de cédula.
Procedimiento
o técnica de auditoría aplicada, describiendo contenido y alcance.
Iniciales
de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o
rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al
personal.
Fecha
de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades.
2.
Cuerpo El cuerpo de información, también denominado cuerpo de cédula, es la
parte esencial del papel de trabajo porque es donde se deberá exponer de manera
precisa y clara el trabajo, es decir:
·
Los conceptos y cifras examinadas
·
Las partidas que se observan
·
Las pruebas que hacen evidente una omisión
·
Conclusiones fundamentadas con desglose, monto de los hechos o irregularidades
detectadas.
Así
mismo, en el cuerpo de la cédula se anotarán las marcas o símbolos para dejar
constancia de las pruebas, cálculos, verificaciones y confrontas.
Regularmente,
se incluirán los siguientes elementos:
a)
Cifras y conceptos sujetos a revisión.
b)
Datos de los registros contables, presupuestales o de los elementos de control
establecidos en la dependencia, órgano descentralizado o entidad.
c)
Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
d)
Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas. e) Hechos e
irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los
controles establecidos por el ente auditado.
f)
Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del
monto de los hechos e irregularidades detectados.
g)
Referencias, marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas
realizadas y remitan a otras cédulas relacionadas o complementarias.
3.
Pie o calce El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se
asientan principalmente los siguientes datos:
Notas
para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula,
para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.
Marcas
de auditoría empleadas y su significado (cuando proceda).
Fuente
de los datos asentados en el cuerpo de la cédula. Normalmente se anotará la
preposición ―DE‖ en color rojo, y enseguida la fuente de información
(auxiliares, pólizas, contratos, etc.)
Integración
del Expediente de Auditoria
A)
Expediente continuo de papeles de trabajo.
1)Índice
general de los papeles de trabajo y la Cédula de Marcas y Llamadas de
Auditoría.
2)Programas
e Informes de Supervisión. Documentación que sustenta la planeación y
supervisión de los trabajos de auditoría: Propuesta de Auditoría, Programa de Actividades
para el Desarrollo, Programa de Supervisión, Informes de Supervisión.
3)
Informe: Se refiere a la documentación que sustenta el cierre de los trabajos
de auditoría. Proyecto de Informe de Observaciones, Proyecto de Informe Final
(Cuenta Pública), Proyecto de Informe de Seguimiento de la Auditoría,
4)
Oficios y Actas Administrativas: Se refiere a la Documentación que sustenta la
formalización de los trabajos de auditoría. Oficio de Orden de Auditoría, Acta
de Inicio de Auditoría, Oficio de Solicitud de Información Preliminar, Oficio
de Solicitud de Información Complementaria, Acta Circunstanciada por
Obstaculización, Acta Circunstanciada por Incumplimiento, Acta de Conclusión de
Auditoría.
5)
Documentos que sustentan la aplicación de los procedimientos de auditoría con
su respectiva documentación soporte. Guía de Auditoría Inicial, Cuestionario de
Control Interno, Guía de Auditoría con Adecuaciones, Cédulas de Resultados
(sumarias, analíticas, subanalíticas), Minuta de Aclaraciones, Documentación
presentada por la entidad fiscalizada, Extractos o copias de asambleas de
órgano de gobierno, contratos y otros documentos legales importantes,
Información respecto a la estructura organizacional, ocupacional y legal de la
entidad fiscalizada, Evidencia del proceso de planeación y presupuestación financiera,
así como las autorizaciones, ajustes y variaciones relevantes, etc.
B)
Expediente del archivo permanente
El
contenido del archivo permanente deberá conformarse como se indica a
continuación:
1)Marco
Jurídico de la entidad fiscalizada.
2)
Estructura Orgánica.
3)
Directorio de Funcionarios.
4)
Manuales Institucionales.
5)
Estados Financieros Dictaminados
CLASIFICACIÓN
DE OBSERVACIONES
A.
DISCIPLINARIAS
B.
RESARCITORIAS
A.
DISCIPLINARIAS
Las
observaciones administrativas disciplinarias son aquellas en las que se
determina que hubo incumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias,
normativas, presupuéstales, financieras y de planeación aplicables, por parte
de la entidad fiscalizable, que no implican un daño patrimonial a la hacienda
pública estatal o municipal,que se vinculan con el contenido del artículo
42 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de
México y Municipios y con el artículo 60 de la Ley de Fiscalización Superior
del Estado de México.
Se
incurre en responsabilidad administrativa disciplinaria, por el
incumplimiento de cualesquiera de las obligaciones a que se refiere el artículo
42 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y
Municipios, dando lugar a la instrucción del procedimiento administrativo ante
los órganos disciplinarios y a la aplicación de las sanciones que en dicho
ordenamiento legal se consignan, atendiendo a la naturaleza dela obligación que
transgreda.
La
responsabilidad administrativa disciplinaria, tiene por objeto
disciplinar y sancionar las conductas de los servidores públicos que infrinjan
alguna de las disposiciones administrativas contenidas en el artículo 42 de la
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios,
con independencia de otra responsabilidad de cualquier naturaleza; inclusive de
la responsabilidad administrativa resarcitoria. Esta responsabilidad entraña la
contravención por parte de los servidores públicos municipales de las
obligaciones de carácter general que les impone la Ley, y cuya configuración
trae como consecuencia, previo procedimiento administrativo, la imposición de
una sanción disciplinaria. Este tipo de responsabilidad sólo es aplicable a los
servidores públicos.
B.
RESARCITORIAS
Las
observaciones resarcitorias son aquellas en las que derivado del
incumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, normativas,
presupuestales, financieras y de planeación aplicables por parte de la entidad
fiscalizable, causan un daño a la hacienda pública estatal o municipal o al
patrimonio de las entidades fiscalizables y representan sumas cuantificables en
dinero que pueden ser exigibles a los servidores públicos responsables,
lo
cual se traduce en la lesión al patrimonio público representada en el
menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro
de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado,
producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna
que, en términos generales, no se aplique al cumplimientos de los cometidos o
fines esenciales del Estado.
En
este orden de ideas, se advierte que las observaciones resarcitorias se
cuantifican en dinero de acuerdo al daño causado a la hacienda pública estatal
o municipal o al patrimonio de las entidades fiscalizables, para que sean
exigibles a los servidores públicos, contrario a las observaciones
administrativas disciplinarias, toda vez que éstas no constituyen un daño a la
hacienda pública estatal o municipal, sino que constituyen una falta de tipo
administrativo derivado del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a
que se refiere el artículo 42 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos del Estado de México y Municipios,
y
que de acuerdo a lo establecido en el artículo 42 del citado ordenamiento
legal, da lugar a la instrucción del procedimiento administrativo ante los
órganos disciplinarios y a la aplicación de las sanciones consignadas en la Ley
de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y
Municipios, atendiendo a la obligación que se transgreda.
Es
indispensable que se acredite fehacientemente EL DAÑO A LA HACIENDA PÚBLICA
ESTATAL O MUNICIPAL O AL PATRIMONIO DE LAS ENTIDADES FISCALIZABLES, es
decir que se acredite la lesión al patrimonio público representada en el
menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o
deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales
del Estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e
inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimientos de los
cometidos o fines esenciales del Estado.
Dicho
daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o
por terceros relacionados, en forma dolosa o culposa que produzcan directamente
o contribuyan al detrimento del patrimonio público.
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA RESARCITORIA
De
conformidad con lo dispuesto con el artículo 72 de la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, la
responsabilidad administrativa resarcitoria, tendrá por objeto reparar,
indemnizar o resarcir los daños y perjuicios que se causen a la Hacienda
Pública Estatal o Municipal, así como al patrimonio de los organismos
auxiliares y fideicomisos públicos, mismas que se fijarán en cantidad líquida
exigiéndose se solventen de inmediato.
Estas
responsabilidades se harán efectivas mediante el procedimiento administrativo
de ejecución, y en su carácter de créditos fiscales, tendrán la prelación que
corresponda, en los términos de los ordenamientos fiscales aplicables.
Nota:
Cabe señalar que aún y cuando se haya resarcido los
daños y perjuicios ocasionados a la Hacienda Pública Estatal o Municipal o al
patrimonio del Municipio, la responsabilidad administrativa disciplinaria, no
solventa, toda vez que existió contravención a las obligaciones de carácter
general que impone la Ley, por lo tanto se iniciará el procedimiento
administrativo disciplinario y a la aplicación de una sanción disciplinaria.
CRITERIOS
PARA LA SOLVENTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES
Consecuentemente
el estatus de una observación y recomendación puede ser:
Solventada:
Es la que durante las etapas de valoración o de
seguimiento, la entidad fiscalizable ha agotado todas las acciones para la
corrección de deficiencias, irregularidades o recuperación de importes.
Parcialmente
solventada: Es aquélla que no se ha corregido totalmente, durante
las etapas de valoración o de seguimiento, con las acciones tomadas hasta el
momento del análisis.
No
solventada: Es aquélla que no acredita la corrección de
deficiencias, irregularidades o recuperación de importes.
Figuras
para la SOLVENTACIÓN de Observaciones ADMINISTRATIVAS RESARCITORIAS
REINTEGRO:
Se refiere a la restitución de una prestación o pago
del total o parcial de un importe a través de moneda circulante, teniendo
prueba documental del ingreso.
RECUPERACIÓN:
Se refiere a la restitución de una prestación o pago
del total o parcial de un importe a través de títulos de crédito, convenios,
retenciones en nómina o estimaciones y pago en especie; que representan una
expectativa real de pago.
ACLARACIÓN:
Cuando por desconocimiento, error u omisión en el
manejo de la información por parte del personal del sujeto fiscalizado y/o del
personal del OFS, se planteó la observación cuyo sustento resulta insuficiente
o no reúna los requisitos elementales (condición, criterio, causa y efecto);
dado que, como resultado de las diligencias indagatorias efectuadas durante la
etapa de valoración o seguimiento, se generan elementos que la desvirtúan
totalmente.
JUSTIFICACIÓN:
Cuando, en la etapa de valoración o de seguimiento, se
presenta información que explica correcta y suficientemente las acciones que
generaron la observación.
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